Kada sustav automatski šalje e-mailove

Apartmanica automatski šalje e-mail obavijesti gostima i iznajmljivačima u važnim trenucima, primjerice kada stigne novi upit, rezervacija bude potvrđena ili otkazana, ili kada se evidentira uplata. Obavijesti se šalju nositelju rezervacije, a u nekim slučajevima i iznajmljivaču.

Sve poslane obavijesti bilježe se u Inboxu, unutar razgovora s gostom vezanog uz tu rezervaciju. Tako u svakom trenutku možete vidjeti što je poslano i otvoriti točan sadržaj e-maila klikom na Prikaži sadržaj.

Događaji izazvani radnjom gosta - šalju e-mailove

• Gost pošalje upit putem booking forme na vašoj web stranici
  • E-mail gostu → Potvrda o zaprimanju upita (sa sažetkom upita)
  • E-mail iznajmljivaču → Obavijest o novom upitu (uz dodatni SMS)
• Gost pošalje poruku putem kontakt forme ili upit za termin bez cijene. Rezervacija se ne kreira, nego poruka stiže u Inbox.
  • E-mail iznajmljivaču → Obavijest o novoj poruci u Inboxu
• Gost prihvati ponudu - rezervacija postaje potvrđena
  • E-mail gostu → Potvrda rezervacije (s PDF potvrdom u privitku)
  • E-mail iznajmljivaču → Obavijest da je gost prihvatio ponudu
• Gost odbije ponudu
  • E-mail gostu → Obavijest o odbijanju ponude
  • E-mail iznajmljivaču → Obavijest da je gost odbio ponudu

Događaji izazvani radnjom iznajmljivača - šalju e-mailove

• Prihvaćanje upita
  • E-mail gostu → Ponuda za rezervaciju (s PDF-om ponude te poveznicom za prihvaćanje i uplatu akontacije), ako je označeno Pošalji gostu obavijest da je upit prihvaćen
• Odbijanje upita
  • E-mail gostu → Obavijest o odbijenom upitu, ako je označeno Pošalji gostu obavijest da je upit odbačen
• Ručna izrada ponude (Izradi ponudu)
  • E-mail gostu → Ponuda za rezervaciju, ako je označeno Pošalji gostu ponudu za rezervaciju na e-mail
• Ručno evidentiranje rezervacije (Evidentiraj rezervaciju)
  • Gostu se ne šalje e-mail
• Ručna potvrda rezervacije
  • E-mail gostu → Potvrda rezervacije (s PDF potvrdom).
• Otkazivanje rezervacije
  • E-mail gostu → Obavijest o otkazu rezervacije, ako je gostu prethodno bila poslana potvrda rezervacije
• Otkazivanje opcije
  • E-mail gostu → Obavijest o otkazu rezervacije, ako je označeno Pošalji gostu obavijest da je opcija otkazana
• Evidentiranje uplate
  • E-mail gostu → Potvrda o zaprimljenoj uplati

Akontacija se ne potvrđuje zasebnim e-mailom. Podatke za uplatu gost dobiva uz ponudu, a evidencija akontacije prikazuje se u potvrdi rezervacije. Kod online kartičnog plaćanja uplata se evidentira automatski, bez dodatne obavijesti.

Događaji koje sustav pokreće sam (na temelju datuma)

• Istječe rok za prihvaćanje ponude za opcijsku rezervaciju
  • E-mail gostu i iznajmljivaču → Podsjetnik na istek ponude
• Opcijska rezervacija istekne - gost nije potvrdio - rezervacija se automatski otkazuje
  • Gostu se ne šalje e-mail o otkazu
• Bliži se rok uplate - tri dana prije dospijeća te podsjetnik za uplatu - dan nakon dospijeća
  • E-mail gostu → Poziv na plaćanje, odnosno Podsjetnik za uplatu. Dan nakon dospijeća obavijest dobiva i iznajmljivač.
  • Podsjetnici se šalju samo za rate koje dospijevaju prije dana dolaska, nikad za akontaciju, a za pojedinu rezervaciju mogu se isključiti kroz Podesi automatske obavijesti.

Jezik e-mailova

E-mailovi gostu šalju se na jeziku na kojem je gost pregledavao web stranicu i napravio rezervaciju. Kod ručno unesenih rezervacija koristi se jezik odabran na nositelju rezervacije (Jezik komunikacije s gostom). Obavijesti iznajmljivaču šalju se postavljenom Jeziku sučelja (Postavke → Jezik sustava).

E-mailovi koji se šalju ručno

Prema potrebi, neke e-mailove gostu možete poslati sami. To uključuje:

• slanje računa
• ponovno slanje ponude
• ponovno slanje potvrde rezervacije
• slanje poveznice za online prijavu gostiju
• slanje poveznice za recenziju
• slanje poveznice za plaćanje

Ove poruke nisu dio automatskih obavijesti, već ih pokrećete ručno iz detalja rezervacije.