Kako prihvatiti upit i potvrditi rezervaciju?

Upit je zahtjev gosta za rezervacijom koja čeka potvrdu - gost je iskazao interes za određeni termin, dok nama preostaje da upit pregledamo, prihvatimo ili odbijemo.

Prihvaćanjem upita, možemo kreirati rezervaciju u stanju opcije - opcijska rezervacija koja stvara zauzeće u kalendaru, ili samo prihvatiti upit, čime gostu šaljemo ponudu koja ne stvara zauzeće u kalendaru.

NAPOMENA: Nakon prihvaćanja upita rezervacija još uvijek nije potvrđena.

Ukoliko opcijska rezervacija nije potvrđena u zadanom roku (najčešće 3 dana), ista se otkazuje, a zauzeće u kalendaru se briše. Kod neobvezujućeg upita, zadani se rok isteka ne postavlja, a iznajmljivač može potvrditi rezervaciju u bilo kojem trenutku ako je taj termin još uvijek slobodan.

Potvrđena rezervacija nastaje kad gost prihvati ponudu (opciju) ili je iznajmljivač ručno potvrdi u Apartmanica sučelju ili Apartmanica mobilnoj aplikaciji.

Prihvaćanje upita

Prihvaćanje upita može se izvršiti na nekoliko mjesta (inbox, detalji rezervacije) klikom na gumb Prihvati i izradi ponudu u istaknutom odjeljku. Prikazat će se ekran Prihvaćanje upita u kojem odaberemo želimo li ponudu izraditi kao opcijsku rezervaciju ili upit. Ukoliko se radi o opcijskoj rezervaciji, ovdje definiramo datum do kojeg ista vrijedi. Po želji postavimo popust, a uz ponudu gostu ide i poruka koju je sustav već pripremio u polju Odgovor za gosta, dok je mi možemo prepraviti ili napisati svoju. Nakon prihvaćanja, sustav će gostu (nositelju rezervacije) automatski na e-mail poslati ponudu za rezervaciju s PDF-om ponude u privitku. Slanje možemo i isključiti prekidačem Pošalji gostu obavijest da je upit prihvaćen, pa ponudu gostu dostavljamo sami.

Potvrđivanje rezervacije

Kao i kod prihvaćanja upita, u istaknutim odjeljcima u inboxu ili detaljima rezervacije nalazi se gumb Potvrdi rezervaciju. Klikom na taj gumb prikazat će se ekran Potvrda rezervacije, gdje se ovisno o uvjetima najma, može zabilježiti uplata akontacije i način na koji je uplaćena. Nakon potvrđivanja, sustav će gostu (nositelju rezervacije) automatski na e-mail poslati potvrdu rezervacije.

Kako upit pristigne u Apartmanica sustav?

Putem booking ili kontakt forme na web stranici vašeg smještaja, izrađenoj u sustavu Apartmanica. Za upite koji pristignu putem booking forme automatski se kreira rezervacija čiji status ovisi o postavki Način zaprimanja rezervacija s web stranice. Za upite koji dolaze putem kontakt forme, iznajmljivač sam mora kliknuti Izradi rezervaciju gdje će mu termin biti predispunjen ukoliko ga je gost unio.

Kako postaviti zadani status rezervacije koja pristiže s web stranice?

Postavljanjem načina zaprimanja rezervacija s web stranica na Obvezujući upit, svi pristigli upiti u sustav će se bilježiti kao opcijske rezervacije koje stvaraju zauzeće i ističu nakon zadanog roka.

1. U Apartmanica sučelju, u izborniku s lijeve strane otvorite Postavke kako bi vam se prikazale Postavke sustava
2. Pronađite odjeljak Način rada sa smještajem i rezervacijama
3. U padajućem izborniku Način zaprimanja rezervacija s web stranice izaberite jednu od dvije ponuđene opcije - Neobvezujući upit ili Obvezujući upit.
4. Na vrhu ekrana kliknite Spremi.

Kako me sustav Apartmanica obavještava da je pristigao upit?

Sustav nas o novom upitu obavještava na više načina:

1. E-mail - na e-mail adresu iznajmljivača stiže obavijest o novom upitu
2. Notifikacija u mobilnoj aplikaciji - ako koristimo Apartmanica mobilnu aplikaciju.
3. Unutar aplikacije (web i mobilna) novi upit pojavljuje se na više mjesta:
   • na Kontrolnoj ploči, u odjeljku Pristigli upiti i rezervacije → kartica Nepotvrđeni upiti
   • u Inboxu, kao naglašena poruka označena uskličnikom
   • na stranici Rezervacije, u odjeljku Nepotvrđeni upiti

Klikom na upit (s bilo kojeg od tih mjesta) prikazuje se panel s detaljima rezervacije, odakle ga možemo prihvatiti ili odbiti.

Stanja (statusi) rezervacije

Rezervacija u Apartmanica sustavu može biti u jednom od četiri stanja:

• Neobvezujući upit - Rezervacija koja nije potvrđena i ne stvara zauzeće u kalendaru.
• Opcija - Period stvara zauzeće u kalendaru, ali rezervacija još nije potvrđena. Ako se ne potvrdi do isteka zadanog roka, automatski se otkazuje.
• Potvrđena - Nastaje kad gost prihvati ponudu ili iznajmljivač ručno potvrdi rezervaciju.
• Otkazana - Rezervacija je otkazana od strane gosta, iznajmljivača, ili automatski zbog isteka opcije. Zauzeće u kalendaru se briše.

Upit koji pristigne putem kontakt forme, sustav ne evidentira kao rezervaciju. Takav upit postaje rezervacija tek kad iznajmljivač ručno izradi rezervaciju.

NAPOMENA: Sustav sve upite s web stranice bilježi kao neobvezujuće. To možemo promijeniti u postavkama sustava slijedeći upute u ovom članku.