Poštujemo Vašu privatnost
Prosječno se u kući za odmor tijekom jedne godine izmijeni dvadesetak grupa gostiju. U apartmanima još i više. Imate li više objekata koje iznajmljujete, taj se broj dodatno povećava.
O svim gostima treba voditi računa kao da su jedini. To podrazumijeva ne samo da znate kada dolaze i na koliko su dana rezervirali objekt, nego i koliko osoba dolazi, jesu li im potrebni dodatni ležajevi koje ćete pripremiti prije njihova dolaska, trebaju li dječji krevetić koji ustupate na zahtjev, jesu li zainteresirani za najam bicikala koje dodatno imate u ponudi, ali ne na lokaciji objekta, i slično.
O svim specifičnostima rezervacije morate voditi računa prije dolaska gosta kako biste na vrijeme znali što sve trebate pripremiti za pojedinu grupu gostiju. No, kako voditi računa o svemu?
Tu u pomoć priskače potvrda rezervacije, koja je jednako korisna iznajmljivaču kao i gostu.
Što je potvrda rezervacije
Booking confirmation, odnosno potvrda rezervacije, dokument je kojim dvije strane potvrđuju svoj dogovor o učinjenoj rezervaciji i svim njezinim detaljima i specifičnostima. Dodatno, iznajmljivač potvrđuje da je rezervacija objekta konačna te da u istom terminu neće iznajmiti objekt drugom gostu.
Gostu potvrda rezervacije ulijeva sigurnost da će ga doista dočekati rezervirani objekt kada stigne na odredište.
Iznajmljivaču potvrda rezervacije pomaže u vođenju računa o detaljima rezervacije i zahtjevima gosta koje je zatražio prilikom rezerviranja objekta, kao i o iznosu predujma, ostatku koji je potrebno još platiti i broju gostiju koji dolaze. Ne zaboravimo, gost rezervira i do 12 mjeseci unaprijed. Ne zapišete li odmah detalje rezervacije i zahtjeve gosta, teško ćete ih se sjetiti uoči njegova dolaska.
Kako izgleda potvrda rezervacije?
Potvrda rezervacije dokument je sastavljen u Wordu ili kreiran u našem sustavu ako ste korisnik Apartmanice. Važno je da sadrži informacije o objektu i iznajmljivaču te o gostu i rezervaciji. Kreirani dokument, spremljen u PDF obliku, potom šaljete gostu e-poštom nakon što zaprimite uplatu predujma, ako ga naplaćujete, odnosno kada s gostom postignete dogovor o najmu objekta na određeni period.
Što uključiti u potvrdu rezervacije?
Potvrda rezervacije treba sadržavati nekoliko vrlo važnih informacija.
1. Podaci o objektu i iznajmljivaču
Potvrda rezervacije trebala bi sadržavati naziv objekta i adresu, prema potrebi i GPS koordinate, ime i prezime iznajmljivača te njegov broj telefona i e-adresu.
2. Podaci o gostu
Na potvrdi rezervacije trebali bi se naći i podaci gosta: ime i prezime nositelja rezervacije, njegova adresa te kontakti, odnosno broj telefona i e-adresa.
3. Datum dolaska i odlaska
Vrlo važan podatak čine datumi dolaska i odlaska gosta, kao i vrijeme dolaska odnosno odjave. Posebno je važno navesti informaciju ako je gost zatražio raniji ili kasniji dolazak odnosno odlazak, a o tome je postignut dogovor s iznajmljivačem.
4. Broj osoba
Važnu informaciju čini i broj osoba koje dolaze, odnosno koliko je među njima odraslih, a koliko djece, te ima li među djecom beba za koje je potrebno osigurati krevetić ako ga nudite gostima na zahtjev, s doplatom ili besplatno.
5. Cijena i dodatne naknade
Na potvrdi rezervacije važno je navesti ukupan iznos rezervacije, iznos umanjen za predujam kojim je gost potvrdio rezervaciju te druge naknade ako ih ima, poput nadoplate za korištenje dječjeg krevetića, za smještaj psa, dodatni ležaj i slično, ovisno o tome što ste odlučili dodatno naplaćivati.
Ako uzimate depozit u slučaju štete, važno je da i ta informacija bude navedena na potvrdi rezervacije, s napomenom na koji ga način naplaćujete, u gotovini pri dolasku ili transakcijski, te u kojim ga slučajevima zadržavate.
6. Načini plaćanja
Iako je gost već platio predujam, važno mu je znati kako će i kada platiti ostatak: pri dolasku u gotovini, prije dolaska na žiroračun ili PayPal ili za vrijeme svog boravka. Iako ćete vi imati svoja pravila, nastojte biti fleksibilni prema gostu. Ipak vam vjeruje na riječ i uplaćuje pozamašnu svotu novca.
7. Uvjeti otkazivanja
Izuzetno je važno uvjete otkazivanja jasno komunicirati sa svojim gostima. Moraju znati kada im i u kojem postotku uplaćenog iznosa vraćate novac, a kada ga zadržavate. Stoga je, osim na web-stranici, poželjno navesti ih i na potvrdi rezervacije. Iznimke uvijek možete napraviti i mimo navedenih pravila, no ona su tu da prvenstveno štite vas i vaše poslovanje.
Potvrda rezervacije u sustavu Apartmanice
Kako bismo olakšali iznajmljivačima poslovanje, unutar Apartmanica web-sustava kreirali smo obrazac potvrde rezervacije koji se automatski ispunjava kada gost pošalje svoj upit, a zatim vi potvrdite rezervaciju nakon što ste s njim postigli dogovor.
Potvrda sadrži standardne informacije koje se automatski povlače iz sustava, a to su:
- nositelj rezervacije (gost),
- adresa nositelja,
- datum prijave (check-in) i datum odjave (check-out),
- broj osoba,
- naziv i adresa objekta,
- ukupna cijena rezervacije i iznos koji je još potrebno platiti,
- vrsta odnosno opis usluge,
- prostor za dodatne napomene.
U prostoru za napomene možete navesti zahtjeve gosta poput „gost je zatražio late check-in”, „gost je zatražio bicikle”, „gost je zatražio dječji krevetić i hranilicu”, „nadoplata za psa” i slično.
Također, poželjno je navesti uvjete otkazivanja, bez obzira na to što ih već imate navedene na svojoj web-stranici, način na koji gost može platiti ostatak iznosa rezervacije, primjerice u gotovini pri dolasku, na PayPal račun 24 sata prije dolaska i slično, te iznos i način plaćanja depozita za slučaj štete, kao i informaciju u kojim ga slučajevima zadržavate.
Zašto slati potvrdu rezervacije?
Osim što pokazujete profesionalnost i ozbiljnost u poslovanju, slanjem potvrde rezervacije gostu ulijevate sigurnost, a to je danas, u vremenu kada se događaju brojne prijevare, izuzetno važno. Gost će to cijeniti, a sigurni smo i nagraditi pozitivnom recenzijom.
Želite li si olakšati poslovanje?
Prijeđite na Apartmanica web-sustav. Osim što su Apartmanica web-stranice posebno dizajnirane za kuće za odmor i apartmane, neprestano unaprjeđujemo njihove funkcionalnosti kako bi bile prilagođene vašim potrebama.
