Einleitung

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Dieses Dokument beschreibt, wie das Unternehmen Play Digital d.o.o. personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes Apartmanica - einer Software zur Verwaltung von Unterkunftsobjekten - über die Webanwendung, in Apartmanica generierte Websites und mobile Anwendungen für iOS und Android erhebt, verwendet und schützt.

Unsere Grundsätze sind einfach:

• wir erheben nur die Daten, die wir tatsächlich benötigen;
• wir speichern sie nur so lange, wie wir sie wirklich benötigen;
• wir verkaufen keine personenbezogenen Daten;
• wir trennen klar unsere Rolle, wenn wir Ihnen die Anwendung bereitstellen, von unserer Rolle, wenn wir in Ihrem Namen Gästedaten technisch an das eVisitor-System weiterleiten.

Diese Richtlinie wurde im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Vorschriften der Republik Kroatien erstellt.

Wer wir sind

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Play Digital d.o.o.
Zagrebačka 6A, 52000 Pazin, Kroatien
OIB: 53367690460
MBS: 04863585, Handelsgericht in Pazin

Für alle Fragen, Anfragen und Beschwerden im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@apartmanica.com.

Unsere Rolle - wann wir Verantwortlicher und wann Auftragsverarbeiter sind

Apartmanica ist ein Geschäftswerkzeug. Die Administrationsoberfläche und die mobile Anwendung Apartmanica werden von Vermietern genutzt. Endgäste können öffentliche Formulare verwenden, die Apartmanica technisch generiert, zum Beispiel das Formular für den Online-Gäste-Check-in vor der Ankunft.

In zwei Fällen haben wir unterschiedliche Rollen:

• Wir sind Verantwortlicher, wenn Sie Apartmanica als Vermieter nutzen und wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.
• Wir sind Auftragsverarbeiter, wenn Sie Daten über Ihre Gäste in Apartmanica eingeben. In diesem Fall sind Sie der Verantwortliche, während wir technisch die Anmeldung des Gastes im eVisitor-System ermöglichen. Wir verwenden Gästedaten nicht für Marketing, Profiling, Analysen des Gästeverhaltens oder andere eigenständige Geschäftszwecke.

Bei Websites von Unterkunftsobjekten, die über Apartmanica erstellt wurden, ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten von Besuchern und Gästen in der Regel der Vermieter bzw. Eigentümer des Unterkunftsobjekts. Play Digital d.o.o. stellt in diesem Fall die technische Plattform bereit und kann als Auftragsverarbeiter auftreten, außer bei Verarbeitungen, die es für eigene Zwecke durchführt, beispielsweise Systemsicherheit, Wartung und grundlegende technische Protokolle.

Welche Daten wir erheben

Daten über den Nutzer der Anwendung (Vermieter)

Bei der Registrierung und Nutzung von Apartmanica erheben wir:

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Sprache der Benutzeroberfläche;
• Passwort, das ausschließlich in verschlüsselter Form gespeichert wird;
• optional: Kennung des Google-Kontos für die Anmeldung über Google.

Für eine juristische Person bzw. einen Vermieter erheben wir zusätzlich:

• Firmenname, OIB, USt-IdNr., Adresse, Kontaktdaten und Website;
• Zugangsdaten für das eVisitor-System, die in verschlüsselter Form gespeichert und ausschließlich zum Aufruf des eVisitor-Dienstes in Ihrem Namen verwendet werden.

Daten über Gäste, die der Vermieter eingibt

Wenn der Vermieter eine Reservierung oder einen Gast in Apartmanica eingibt, verarbeitet das System die folgenden Gästedaten zum Zweck der gesetzlich vorgeschriebenen Anmeldung im eVisitor-System:

• Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht;
• Staatsangehörigkeit, Geburtsort und Geburtsland;
• Wohnadresse, Wohnort und Wohnsitzland;
• Art und Nummer des Ausweisdokuments (Personalausweis oder Reisepass);
• Datum und Uhrzeit der An- und Abmeldung;
• Kategorie der Zahlung der Kurtaxe.

Nur für den Reservierungsinhaber (nicht für alle Gäste) kann der Vermieter außerdem Folgendes eingeben:

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Sprache;
• bei Bedarf: Adresse, OIB und Firmenname für die Rechnungserstellung.

Diese Daten des Reservierungsinhabers dienen dem Vermieter zur Kommunikation mit dem Gast und zur Rechnungserstellung. Sie werden nicht an eVisitor gesendet. Play Digital d.o.o. verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach den Anweisungen des Vermieters für den Betrieb des Systems, Kommunikation, Support und Sicherheit.

Online-Gäste-Check-in

Apartmanica ermöglicht es Gästen, ihre Daten bereits vor der Ankunft über den Online-Check-in einzugeben. Diese Daten werden für die Zwecke des Vermieters verarbeitet und zur Anmeldung des Gastes in eVisitor bei der Ankunft verwendet; dieselben Daten werden bei der Abreise zur Abmeldung des Gastes aus eVisitor verwendet. Nachdem der Gast abgemeldet wurde, werden die personenbezogenen Daten des Gastes in der aktiven Datenbank von Apartmanica anonymisiert, während sie aus Sicherungskopien gemäß dem internen Aufbewahrungszyklus gelöscht werden. Nach der Anonymisierung bleiben nur nicht identifizierende statistische Aufzeichnungen erhalten.

Daten im Rahmen der Kommunikation (Inbox)

Apartmanica integriert einen Posteingang für die Kommunikation mit Gästen. Im Rahmen dieser Funktion werden der Inhalt von Nachrichten, Betreffzeilen, angehängte Dateien, E-Mail-Adressen von Absendern und Empfängern sowie Zustellungsmetadaten verarbeitet.

Der Posteingang kann auch eine Funktion zur maschinellen Übersetzung einzelner Nachrichten enthalten. Die Übersetzung wird nicht automatisch gestartet, sondern ausschließlich dann, wenn der Nutzer ausdrücklich die Option zur Übersetzung einer konkreten Nachricht auswählt. In diesem Fall wird der Inhalt der ausgewählten Nachricht an den Dienstleister OpenAI zur Erstellung der Übersetzung übermittelt, und der übersetzte Text wird an die Apartmanica-Oberfläche zurückgegeben.

OpenAI verwendet Inhalte, die über die API übermittelt werden, nicht zum Trainieren seiner Modelle, es sei denn, der API-Nutzer aktiviert eine solche Datenfreigabe ausdrücklich. Der Nachrichteninhalt wird nur im Umfang der konkreten Nachricht übermittelt, für die der Nutzer eine Übersetzung angefordert hat. Wenn der Nutzer nicht möchte, dass der Inhalt einer bestimmten Nachricht an OpenAI übermittelt wird, sollte er die Übersetzungsfunktion für diese Nachricht nicht verwenden.

Daten über Besucher unserer Websites

Wenn Sie apartmanica.com oder Websites besuchen, die wir für unsere Nutzer generiert haben, erfassen wir automatisch:

• IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert, sofern die Tools dies ermöglichen);
• Geräte- und Browsertyp, Betriebssystem, Sprache;
• besuchte Seiten und Zugriffszeit;
• Herkunftsquelle.

Mehr über Cookies erfahren Sie in einem separaten Abschnitt weiter unten.

Warum wir diese Daten verarbeiten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung des Apartmanica-Dienstes und Erfüllung des Nutzerverhältnisses;
• Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Anmeldung von Gästen im eVisitor-System;
• Kommunikation mit Ihnen und Bereitstellung technischer Unterstützung;
• maschinelle Übersetzung einzelner Inbox-Nachrichten, wenn der Nutzer diese Funktion ausdrücklich auswählt;
• Versand von Newslettern und Mitteilungen über neue Funktionen (nur mit Ihrer Einwilligung);
• Versand von Push-Benachrichtigungen in der mobilen Anwendung (nur mit Genehmigung des Betriebssystems);
• Fehlerbehebung und Verbesserung der Anwendung;
• Gewährleistung der Systemsicherheit;
• Messung der Website-Nutzung (nur mit Ihrer Cookie-Einwilligung).

Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind die Vertragserfüllung, eine gesetzliche Verpflichtung, Ihre Einwilligung sowie unser berechtigtes Interesse (Sicherheit, Fehlerbehebung, Support), je nach jeweiligem Zweck.

Anmeldung von Gästen im eVisitor-System

Das System eVisitor ist das zentrale elektronische System zur An- und Abmeldung von Touristen in der Republik Kroatien, das von der Kroatischen Zentrale für Tourismus verwaltet wird. Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, jeden Gast in diesem System anzumelden.

Apartmanica ermöglicht es dem Vermieter, Gästedaten einmal einzugeben und automatisch an eVisitor weiterzuleiten. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zum Zweck der technischen Weiterleitung an eVisitor - wir verwenden sie nicht für Marketing-, Analyse- oder andere Zwecke.

Verantwortlicher für die Gästedaten im Sinne der DSGVO ist der Vermieter, der das Unterkunftsobjekt betreibt; Play Digital d.o.o. handelt als Auftragsverarbeiter, der die Anmeldung technisch durchführt.

Die Regeln zur Aufbewahrung von Daten innerhalb des eVisitor-Systems selbst werden von der Kroatischen Zentrale für Tourismus festgelegt und unterliegen nicht unserer Kontrolle. In unserer Datenbank anonymisieren wir Gästedaten, nachdem der Gast aus eVisitor abgemeldet wurde.

Mobile Anwendung

Die mobile Anwendung Apartmanica (iOS / Android) ist eine Client-Oberfläche für denselben Dienst. Das Nutzerkonto wird ausschließlich über die Webanwendung unter https://apartmanica.com/register erstellt; in der mobilen Anwendung kann kein neues Konto eröffnet werden. Das Nutzerkonto ist dasselbe wie in der Webanwendung.

Bei der Nutzung der mobilen Anwendung werden zusätzlich verarbeitet:

• Token für Push-Benachrichtigungen (Firebase Cloud Messaging) - damit wir Ihnen Benachrichtigungen über neue Reservierungen, Nachrichten und andere Ereignisse im System senden können.
• Technische Absturzberichte der Anwendung (Firebase Crashlytics) – werden zur Fehlerbehebung verwendet. Die Berichte können technische Installationskennungen, Gerätemodell, Version des Betriebssystems, Version der Anwendung und Absturzspur enthalten, jedoch nicht den Inhalt von Reservierungen, Gästedaten oder Nachrichteninhalte.
• Scannen eines Ausweisdokuments des Gastes über das Scandit SDK - die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Ihrem Gerät. Das Dokumentbild verlässt das Gerät nicht und wird weder von uns noch von Scandit gespeichert. An den Server werden nur die ausgelesenen Textfelder weitergeleitet, die der Vermieter bestätigt hat (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Dokumentnummer).

Die mobile Anwendung kann es dem Vermieter ermöglichen, den Gast per Telefonanruf, WhatsApp oder Viber zu kontaktieren, wobei die bei der Reservierung eingegebene Telefonnummer verwendet wird. Eine solche Aktion öffnet eine externe Anwendung oder startet einen Telefonanruf nur dann, wenn der Vermieter dies selbst auswählt. Apartmanica sendet keine Nachrichten und tätigt keine Anrufe automatisch. Die weitere Verarbeitung von Daten in externen Anwendungen wie WhatsApp, Viber oder der Telefon-App hängt von den Datenschutzrichtlinien dieser Anwendungen und den Geräteeinstellungen ab.

Berechtigungen auf dem Gerät

Die mobile Anwendung benötigt folgende Berechtigungen:

Kamera – zum Scannen des maschinenlesbaren Bereichs (MRZ) des Reisepasses oder Personalausweises des Gastes. Das Dokumentbild wird nicht auf unsere Server übertragen und nicht dauerhaft in der Anwendung gespeichert.

Fotobibliothek / Gerätegalerie – wird nur verwendet, wenn der Vermieter selbst ein vorhandenes Foto oder einen Scan eines Dokuments auswählt. Die Anwendung verarbeitet nur die ausgewählte Datei. Die Anwendung durchsucht die Galerie des Geräts nicht und verarbeitet keine Fotos automatisch, die der Nutzer nicht selbst ausgewählt hat. Das Dokumentbild wird nicht auf unsere Server übertragen und nicht dauerhaft in der mobilen Anwendung gespeichert. An den Server werden nur die Textdaten gesendet, die der Vermieter vor dem Speichern oder der Anmeldung des Gastes bestätigt.

Push-Benachrichtigungen – für Benachrichtigungen über neue Reservierungen und Nachrichten im System.

Internetzugriff – Voraussetzung für den Betrieb der Anwendung.

Sie können alle Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen. Der Widerruf einer einzelnen Berechtigung kann die Verfügbarkeit der damit verbundenen Funktion der Anwendung einschränken.

Löschung des Nutzerkontos

Eine Anfrage zur Löschung des Nutzerkontos senden Sie bitte per E-Mail an privacy@apartmanica.com von der in Apartmanica registrierten Adresse. Nach Eingang der Anfrage deaktivieren wir das Konto und löschen oder anonymisieren die damit verbundenen personenbezogenen Daten spätestens innerhalb von sechs (6) Monaten nach Eingang der Anfrage, mit Ausnahme von Daten, die wir gesetzlich länger aufbewahren müssen (z. B. Buchhaltungsunterlagen).

An wen wir Daten weitergeben

Zur Bereitstellung einzelner Teile des Dienstes arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Anbietern zusammen, mit denen wir vertraglich geregelte Vertraulichkeitspflichten vereinbart haben und die im Einklang mit der DSGVO handeln:

Anbieter	Standort	Zweck
DigitalOcean	Sitz in den USA; Rechenzentrum Frankfurt, Deutschland	Hosting der Anwendung, Datenbanken und Dateien
Mailgun (Sinch Email)	EU-Server	Senden und Empfangen von E-Mails, Zustellung von System- und Transaktionsnachrichten
MailerLite	Irland / Litauen	Versand von Newslettern (nur mit Einwilligung)
Google - Firebase Cloud Messaging	USA	Push-Benachrichtigungen in der mobilen Anwendung
Google - Firebase Crashlytics	USA	Technische Absturzberichte der Anwendung zur Fehlerbehebung
Google - OAuth-Anmeldung	USA	Anmeldung des Nutzers über ein Google-Konto (nach Wahl des Nutzers)
Google Analytics 4	USA	Messung der Website-Nutzung (nur mit Einwilligung)
Meta Platforms	Irland / USA	Marketing-Pixel auf der Website (nur mit Einwilligung)
OpenAI	USA / EU, mit anwendbaren vertraglichen und rechtlichen Übermittlungsmechanismen	Maschinelle Übersetzung einzelner Inbox-Nachrichten auf Anfrage des Nutzers
Scandit	Schweiz	SDK zum Auslesen von Ausweisdokumenten; Verarbeitung ausschließlich auf dem Gerät, Daten werden nicht an Scandit übertragen
Kroatische Zentrale für Tourismus - eVisitor	Kroatien	Gesetzliche An- und Abmeldung von Touristen

Die Liste der Unterauftragsverarbeiter aktualisieren wir bei Bedarf. Wir geben personenbezogene Daten nicht an Dritte für Zwecke weiter, die nicht in dieser Richtlinie beschrieben sind, außer wenn dies gesetzlich oder durch eine zuständige Behörde vorgeschrieben ist.

Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)

Einige der oben genannten Anbieter haben ihren Sitz außerhalb des EWR. Obwohl unsere Infrastruktur bei DigitalOcean physisch in einem Rechenzentrum in Frankfurt untergebracht ist, ist das Unternehmen selbst in den USA registriert, wodurch dieses Verhältnis rechtlich eine Übermittlung außerhalb des EWR darstellt.

Übermittlungen von Daten in solche Länder führen wir auf folgender Grundlage durch:

• EU–US Data Privacy Framework (DPF) für zertifizierte US-Anbieter, sofern anwendbar;
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und andere vertragliche Mechanismen für Anbieter und Verarbeitungen, für die das DPF nicht anwendbar oder nicht ausreichend ist;
• Angemessenheitsbeschluss für Staaten, für die die Europäische Kommission einen solchen Beschluss erlassen hat, beispielsweise die Schweiz.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es zur Erreichung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist, beziehungsweise so lange, wie es die geltenden Vorschriften verlangen:

Datenkategorie	Aufbewahrungsfrist
Daten eines aktiven Nutzerkontos	für die Dauer des Nutzerverhältnisses
Gästedaten in unserer Datenbank	werden anonymisiert, nachdem der Gast aus eVisitor abgemeldet wurde
Kommunikationsinhalt (Inbox)	24 Monate nach Schließung der Konversation
Anfragen zur maschinellen Übersetzung von Inbox-Nachrichten	werden in Apartmanica nicht separat außerhalb des Inhalts der Kommunikation im Inbox gespeichert; der Übersetzungsdienstleister kann sie gemäß seinen Richtlinien und vertraglichen Bedingungen vorübergehend verarbeiten
Zugriffsprotokolle und Sicherheitsprotokolle	12 Monate
Technische Absturzberichte der Anwendung (Crashlytics)	90 Tage
Daten nach Beendigung der Nutzung des Dienstes	30 Tage Kulanzfrist, danach dauerhafte Löschung aus aktiven Systemen
Daten nach Antrag auf Kontolöschung	höchstens 6 Monate ab Eingang des Antrags
Buchhaltungsunterlagen	11 Jahre (Rechnungslegungsgesetz)

Die Aufbewahrungsfrist für Daten innerhalb des eVisitor-Systems selbst wird von der Kroatischen Zentrale für Tourismus festgelegt und unterliegt nicht unserer Kontrolle.

Wenn ein Nutzer die Löschung des Kontos beantragt, gilt die in diesem Abschnitt angegebene Frist für die Kontolöschung. Bestimmte Datenkategorien können nur dann länger aufbewahrt werden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung, ein legitimer Sicherheitsgrund oder eine technische Notwendigkeit im Zusammenhang mit Sicherungskopien besteht.

Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen um, darunter:

• Datenübertragung über eine geschützte HTTPS-Verbindung;
• Speicherung von Passwörtern ausschließlich in verschlüsselter Form unter Verwendung von Industriestandards;
• Speicherung von Zugangsdaten für das eVisitor-System in verschlüsselter Form in der Datenbank;
• strikte Datentrennung - jeder Vermieter greift ausschließlich auf seine eigenen Daten zu;
• regelmäßige Systemupdates und Sicherheitsaktualisierungen;
• Beschränkung des Datenzugriffs auf autorisierte Personen und nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe.

Trotz aller Maßnahmen ist kein System zur Übertragung oder Speicherung über das Internet absolut sicher. Im Falle einer Verletzung personenbezogener Daten, die ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zur Folge haben könnte, werden wir Sie im Einklang mit der DSGVO benachrichtigen und die Verletzung der kroatischen Datenschutzbehörde melden.

Cookies

Auf der Website apartmanica.com und auf Websites, die wir für unsere Nutzer generiert haben, verwenden wir:

• notwendige Cookies - erforderlich für den Betrieb der Website (Sitzung, Anmeldung, Sicherheit);
• Analyse-Cookies - Google Analytics 4;
• Marketing-Cookies - Meta Pixel.

Analyse- und Marketing-Cookies setzen wir ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über ein Tool zur Einwilligungsverwaltung (Google Consent Mode v2). Bis dahin werden diese Cookies nicht gesetzt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ändern, indem Sie auf den Link „Cookie-Einstellungen” in der Fußzeile der Website klicken oder Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Die mobile Anwendung verwendet die beschriebenen Analyse- oder Marketing-Cookies nicht. Die im Abschnitt über Cookies beschriebenen Marketing- und Analyse-Tools beziehen sich auf Websites und werden nur mit Einwilligung des Nutzers aktiviert.

Marketingkommunikation

Wenn Sie ausdrücklich das Feld zum Empfang von Marketingmitteilungen aktiviert haben (Opt-in), können wir Ihnen Informationen über neue Funktionen und Tipps zur Nutzung von Apartmanica senden. Für den Versand verwenden wir die Plattform MailerLite.

Sie können Ihre Einwilligung zum Erhalt von Mitteilungen jederzeit widerrufen - durch Klicken auf den Link „Abmelden” in der Fußzeile jeder Nachricht oder durch Senden einer Anfrage an privacy@apartmanica.com.

Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und Informationen über die Verarbeitung;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden”), wenn keine Rechtsgrundlage für die weitere Aufbewahrung besteht;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen;
• Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format;
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen oder zu Marketingzwecken;
• Recht auf Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf berührt wird;
• Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde - Kroatische Agentur für den Schutz personenbezogener Daten (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb, E-Mail: azop@azop.hr, Web: https://azop.hr.

Eine Anfrage zur Ausübung eines Ihrer Rechte können Sie an privacy@apartmanica.com richten. Wir werden Ihre Anfrage ohne unangemessene Verzögerung und spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Eingang beantworten. In komplexeren Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, worüber wir Sie gesondert informieren.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling durch, die rechtliche Wirkungen entfaltet oder betroffene Personen in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit ändern - beispielsweise aufgrund von Änderungen der Vorschriften, der Einführung neuer Funktionen oder eines Wechsels von Dienstleistern. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie über die Anwendung oder per E-Mail an die mit Ihrem Konto verknüpfte Adresse mindestens 15 Tage vor Inkrafttreten der Änderungen.

Die jeweils gültige Version ist immer verfügbar unter https://apartmanica.com/de/datenschutzrichtlinie

Kontakt

Für alle Fragen zu dieser Richtlinie oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Play Digital d.o.o.
Zagrebačka 6A, 52000 Pazin
E-Mail: privacy@apartmanica.com

Zuletzt aktualisiert: 28. April 2026.