Introduzione

La vostra privacy è importante per noi. Questo documento descrive come la società Play Digital d.o.o. raccoglie, utilizza e protegge i dati personali nell’ambito della fornitura del servizio Apartmanica - software per la gestione di strutture ricettive - tramite l’applicazione web, i siti web generati in Apartmanica e le applicazioni mobili per iOS e Android.

I nostri principi sono semplici:

• raccogliamo solo i dati di cui abbiamo realmente bisogno;
• li conserviamo solo per il tempo in cui sono effettivamente necessari;
• non vendiamo dati personali;
• separiamo chiaramente il nostro ruolo quando vi forniamo l’applicazione dal nostro ruolo quando inoltriamo tecnicamente, per vostro conto, i dati degli ospiti al sistema eVisitor.

La presente Informativa è redatta in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e alla normativa della Repubblica di Croazia.

Chi siamo

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

Play Digital d.o.o.
Zagrebačka 6A, 52000 Pazin, Croazia
OIB: 53367690460
MBS: 04863585, Tribunale commerciale di Pazin

Per qualsiasi domanda, richiesta o reclamo relativo al trattamento dei dati personali, potete contattarci all’indirizzo privacy@apartmanica.com.

Il nostro ruolo - quando siamo titolari e quando responsabili del trattamento

Apartmanica è uno strumento aziendale. L’interfaccia di amministrazione e l’applicazione mobile Apartmanica sono utilizzate dai locatori. Gli ospiti finali possono utilizzare moduli pubblici generati tecnicamente da Apartmanica, ad esempio il modulo di check-in online dell’ospite prima dell’arrivo.

Abbiamo ruoli diversi in due casi:

• Siamo titolari del trattamento quando utilizzate Apartmanica come locatori e quando trattiamo i vostri dati personali.
• Siamo responsabili del trattamento quando inserite in Apartmanica i dati dei vostri ospiti. In tal caso, voi siete il titolare del trattamento, mentre noi abilitiamo tecnicamente la registrazione dell’ospite nel sistema eVisitor. Non utilizziamo i dati degli ospiti per marketing, profilazione, analisi del comportamento degli ospiti o altre finalità aziendali autonome.

Per i siti web delle strutture ricettive creati tramite Apartmanica, il titolare del trattamento dei dati personali dei visitatori e degli ospiti è di norma il locatore, ovvero il proprietario della struttura ricettiva. In questo caso Play Digital d.o.o. fornisce la piattaforma tecnica e può agire come responsabile del trattamento, salvo per i trattamenti effettuati per finalità proprie, ad esempio sicurezza del sistema, manutenzione e log tecnici di base.

Quali dati raccogliamo

Dati sull’utente dell’applicazione (locatore)

Durante la registrazione e l’utilizzo di Apartmanica raccogliamo:

• nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e lingua dell’interfaccia;
• password, che viene conservata esclusivamente in forma crittografata;
• a vostra scelta: identificatore dell’account Google per l’accesso tramite Google.

Per una persona giuridica o un locatore raccogliamo inoltre:

• ragione sociale, OIB, partita IVA, indirizzo, contatti e sito web;
• dati di accesso al sistema eVisitor, che vengono conservati in forma crittografata e utilizzati esclusivamente per chiamare il servizio eVisitor per vostro conto.

Dati sugli ospiti inseriti dal locatore

Quando il locatore inserisce una prenotazione o un ospite in Apartmanica, il sistema tratta i seguenti dati dell’ospite, ai fini della registrazione obbligatoria per legge nel sistema eVisitor:

• nome, cognome, data di nascita, sesso;
• cittadinanza, luogo e Paese di nascita;
• indirizzo di residenza, luogo e Paese di residenza;
• tipo e numero del documento di identificazione (carta d’identità o passaporto);
• data e ora di arrivo e partenza;
• categoria di pagamento della tassa di soggiorno.

Solo per il titolare della prenotazione (non per tutti gli ospiti), il locatore può inserire anche:

• indirizzo e-mail, numero di telefono e lingua;
• se necessario: indirizzo, OIB e ragione sociale per l’emissione della fattura.

Questi dati del titolare della prenotazione servono al locatore per comunicare con l’ospite e per emettere la fattura. Non vengono inviati a eVisitor. Play Digital d.o.o. li tratta come responsabile del trattamento, secondo le istruzioni del locatore, per il funzionamento del sistema, la comunicazione, il supporto e la sicurezza.

Check-in online dell’ospite

Apartmanica consente agli ospiti di inserire i propri dati prima dell’arrivo tramite check-in online. Tali dati sono trattati per le esigenze del locatore e utilizzati per registrare l’ospite in eVisitor all’arrivo; gli stessi dati vengono utilizzati per effettuare il check-out dell’ospite da eVisitor alla partenza. Dopo il check-out dell’ospite, i dati personali dell’ospite nel database attivo di Apartmanica vengono anonimizzati, mentre dai backup vengono eliminati secondo il ciclo interno di conservazione. Dopo l’anonimizzazione restano solo registrazioni statistiche non identificative.

Dati nell’ambito della comunicazione (Inbox)

Apartmanica integra una casella di posta per la comunicazione con gli ospiti. Nell’ambito di questa funzione vengono trattati il contenuto dei messaggi, gli oggetti, i file allegati, gli indirizzi e-mail dei mittenti e dei destinatari e i metadati di consegna.

La casella Inbox può includere anche una funzione di traduzione automatica di singoli messaggi. La traduzione non viene avviata automaticamente, ma esclusivamente quando l’utente seleziona espressamente l’opzione di traduzione per uno specifico messaggio. In tal caso, il contenuto del messaggio selezionato viene inoltrato al fornitore del servizio OpenAI per generare la traduzione, e il testo tradotto viene restituito all’interfaccia di Apartmanica.

OpenAI non utilizza il contenuto inviato tramite API per addestrare i propri modelli, salvo che l’utente API abiliti espressamente tale condivisione dei dati. Il contenuto del messaggio viene inoltrato solo nell’ambito dello specifico messaggio per il quale l’utente ha richiesto la traduzione. Se l’utente non desidera che il contenuto di un determinato messaggio venga inoltrato a OpenAI, non deve utilizzare la funzione di traduzione per quel messaggio.

Dati sui visitatori dei nostri siti web

Quando visitate apartmanica.com o i siti web che abbiamo generato per i nostri utenti, registriamo automaticamente:

• indirizzo IP (abbreviato/anonimizzato quando gli strumenti lo consentono);
• tipo di dispositivo e browser, sistema operativo, lingua;
• pagine visitate e ora di accesso;
• fonte di provenienza.

Maggiori informazioni sui cookie sono riportate in una sezione separata più avanti.

Perché trattiamo questi dati

Trattiamo i dati personali per:

• fornire il servizio Apartmanica e adempiere al rapporto con l’utente;
• adempiere all’obbligo legale di registrazione degli ospiti nel sistema eVisitor;
• comunicare con voi e fornire supporto tecnico;
• tradurre automaticamente singoli messaggi nell’Inbox quando l’utente seleziona espressamente tale funzione;
• inviare newsletter e notifiche sulle nuove funzionalità (solo con il vostro consenso);
• inviare notifiche push nell’applicazione mobile (solo con l’autorizzazione del sistema operativo);
• risolvere errori e migliorare l’applicazione;
• garantire la sicurezza del sistema;
• misurare l’utilizzo del sito web (solo con il vostro consenso ai cookie).

Le basi giuridiche del trattamento sono l’esecuzione del contratto, l’obbligo legale, il vostro consenso e il nostro legittimo interesse (sicurezza, risoluzione degli errori, supporto), a seconda della singola finalità.

Registrazione degli ospiti nel sistema eVisitor

Il sistema eVisitor è il sistema elettronico centrale per la registrazione e la cancellazione dei turisti nella Repubblica di Croazia, gestito dall’Ente nazionale croato per il turismo. I locatori sono obbligati per legge a registrare ogni ospite in tale sistema.

Apartmanica consente al locatore di inserire i dati dell’ospite una sola volta e di inoltrarli automaticamente a eVisitor. Trattiamo tali dati esclusivamente ai fini dell’inoltro tecnico a eVisitor - non li utilizziamo per finalità di marketing, analisi o altre finalità.

Il titolare del trattamento dei dati dell’ospite ai sensi del GDPR è il locatore che gestisce la struttura ricettiva; Play Digital d.o.o. agisce come responsabile del trattamento che effettua tecnicamente la registrazione.

Le regole di conservazione dei dati all’interno del sistema eVisitor sono stabilite dall’Ente nazionale croato per il turismo e non sono sotto il nostro controllo. Nel nostro database anonimimizziamo i dati degli ospiti dopo che l’ospite è stato cancellato da eVisitor.

Applicazione mobile

L’applicazione mobile Apartmanica (iOS / Android) è un’interfaccia client per lo stesso servizio. L’account utente viene creato esclusivamente tramite l’applicazione web all’indirizzo https://apartmanica.com/register; nell’applicazione mobile non è possibile aprire un nuovo account. L’account utente è lo stesso utilizzato nell’applicazione web.

Durante l’utilizzo dell’applicazione mobile vengono trattati anche:

• Token per notifiche push (Firebase Cloud Messaging) - per potervi inviare notifiche su nuove prenotazioni, messaggi e altri eventi nel sistema.
• Rapporti tecnici sui crash dell’applicazione (Firebase Crashlytics) – utilizzati per la risoluzione di problemi tecnici. I rapporti possono contenere identificatori tecnici dell’installazione, modello del dispositivo, versione del sistema operativo, versione dell’applicazione e traccia del crash, ma non il contenuto delle prenotazioni, i dati degli ospiti o il contenuto dei messaggi.
• Scansione del documento di identificazione dell’ospite tramite SDK Scandit - il trattamento avviene esclusivamente sul vostro dispositivo. L’immagine del documento non lascia il dispositivo e non viene conservata né da noi né da Scandit. Al server vengono inoltrati solo i campi di testo letti e confermati dal locatore (nome, cognome, data di nascita, sesso, cittadinanza, numero del documento).

L’applicazione mobile può consentire al locatore di contattare l’ospite tramite chiamata, WhatsApp o Viber, utilizzando il numero di telefono inserito nella prenotazione. Tale azione apre un’applicazione esterna o avvia una chiamata telefonica solo quando il locatore la seleziona. Apartmanica non invia messaggi né effettua chiamate automaticamente. L’ulteriore trattamento dei dati nelle applicazioni esterne, come WhatsApp, Viber o l’applicazione telefono, dipende dalle informative sulla privacy di tali applicazioni e dalle impostazioni del dispositivo.

Autorizzazioni sul dispositivo

L’applicazione mobile richiede le seguenti autorizzazioni:

Fotocamera – per la scansione della parte leggibile automaticamente (MRZ) del passaporto o della carta d’identità dell’ospite. L’immagine del documento non viene trasferita ai nostri server e non viene memorizzata in modo permanente nell’applicazione.

Libreria foto / galleria del dispositivo – viene utilizzata solo quando il locatore seleziona autonomamente una foto esistente o una scansione del documento. L’applicazione elabora solo il file selezionato. L’applicazione non sfoglia la galleria del dispositivo né elabora automaticamente foto che l’utente non ha selezionato. L’immagine del documento non viene trasferita ai nostri server e non viene memorizzata in modo permanente nell’applicazione mobile. Al server vengono inviati solo i dati testuali che il locatore conferma prima del salvataggio o della registrazione dell’ospite.

Notifiche push – per notifiche su nuove prenotazioni e messaggi nel sistema.

Accesso a Internet – necessario per il funzionamento dell’applicazione.

Potete revocare qualsiasi autorizzazione in qualsiasi momento nelle impostazioni del dispositivo. La revoca di una singola autorizzazione può limitare la disponibilità della relativa funzione dell’applicazione.

Eliminazione dell’account utente

Per richiedere l’eliminazione dell’account utente, inviate un’e-mail a privacy@apartmanica.com dall’indirizzo registrato in Apartmanica. Dopo aver ricevuto la richiesta, disattiviamo l’account e eliminiamo o anonimimizziamo i dati personali associati ad esso entro e non oltre sei (6) mesi dal ricevimento della richiesta, salvo i dati che siamo tenuti per legge a conservare più a lungo (ad es. documenti contabili).

Con chi condividiamo i dati

Per fornire singole parti del servizio collaboriamo con fornitori accuratamente selezionati che hanno con noi obblighi contrattuali di riservatezza e operano in conformità al GDPR:

Fornitore	Località	Finalità
DigitalOcean	Sede negli USA; data center a Francoforte, Germania	Hosting dell’applicazione, dei database e dei file
Mailgun (Sinch Email)	Server UE	Invio e ricezione di e-mail, consegna di messaggi di sistema e transazionali
MailerLite	Irlanda / Lituania	Invio di newsletter (solo con consenso)
Google - Firebase Cloud Messaging	USA	Notifiche push nell’applicazione mobile
Google - Firebase Crashlytics	USA	Rapporti tecnici sui crash dell’applicazione per la risoluzione degli errori
Google - accesso OAuth	USA	Accesso dell’utente tramite account Google (a scelta dell’utente)
Google Analytics 4	USA	Misurazione dell’utilizzo del sito web (solo con consenso)
Meta Platforms	Irlanda / USA	Pixel di marketing sul sito web (solo con consenso)
OpenAI	USA / UE, con meccanismi contrattuali e giuridici di trasferimento applicabili	Traduzione automatica di singoli messaggi nell’Inbox su richiesta dell’utente
Scandit	Svizzera	SDK per la lettura di documenti di identificazione; trattamento esclusivamente sul dispositivo, i dati non vengono trasferiti a Scandit
Ente nazionale croato per il turismo - eVisitor	Croazia	Registrazione e cancellazione legale dei turisti

L’elenco dei sub-responsabili viene aggiornato secondo necessità. Non condividiamo dati personali con terze parti per finalità non descritte nella presente Informativa, salvo quando ciò sia richiesto dalla legge o da un’autorità competente.

Trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE)

Alcuni dei fornitori indicati sopra hanno sede al di fuori del SEE. Sebbene la nostra infrastruttura presso DigitalOcean sia fisicamente collocata in un data center a Francoforte, la società stessa è registrata negli USA, il che giuridicamente rende tale rapporto un trasferimento al di fuori del SEE.

Effettuiamo trasferimenti di dati verso tali Paesi sulla base di:

• Quadro UE-USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework - DPF) per fornitori statunitensi certificati, quando applicabile;
• Clausole contrattuali standard della Commissione europea e altri meccanismi contrattuali per fornitori e trattamenti per i quali il DPF non è applicabile o non è sufficiente;
• Decisione di adeguatezza per gli Stati per i quali la Commissione europea ha adottato tale decisione, ad esempio la Svizzera.

Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati personali per il tempo necessario al conseguimento della finalità per cui sono stati raccolti, ovvero per il periodo richiesto dalla normativa applicabile:

Categoria di dati	Periodo di conservazione
Dati sull’account utente attivo	per la durata del rapporto con l’utente
Dati sugli ospiti nel nostro database	anonimizzati dopo il check-out dell’ospite da eVisitor
Contenuto della comunicazione (Inbox)	24 mesi dopo la chiusura della conversazione
Richieste di traduzione automatica dei messaggi nell’Inbox	non vengono conservate separatamente in Apartmanica al di fuori del contenuto stesso della comunicazione nell’Inbox; il fornitore del servizio di traduzione può trattarle temporaneamente secondo le proprie regole e condizioni contrattuali
Log di accesso e log di sicurezza	12 mesi
Rapporti tecnici sui crash dell’applicazione (Crashlytics)	90 giorni
Dati dopo la cessazione dell’utilizzo del servizio	periodo di tolleranza di 30 giorni, quindi eliminazione permanente dai sistemi attivi
Dati dopo la richiesta di eliminazione dell’account	al massimo 6 mesi dal ricevimento della richiesta
Documenti contabili	11 anni (Legge sulla contabilità)

Il periodo di conservazione dei dati all’interno del sistema eVisitor è stabilito dall’Ente nazionale croato per il turismo e non è sotto il nostro controllo.

Se l’utente richiede l’eliminazione dell’account, si applica il termine di eliminazione dell’account indicato in questo capitolo. Alcune categorie di dati possono essere conservate più a lungo solo se esiste un obbligo legale, un legittimo motivo di sicurezza o una necessità tecnica legata ai backup.

Sicurezza

Applichiamo misure tecniche e organizzative ragionevoli di protezione, tra cui:

• trasferimento dei dati tramite connessione HTTPS protetta;
• conservazione delle password esclusivamente in forma crittografata, utilizzando standard di settore;
• conservazione dei dati di accesso al sistema eVisitor in forma crittografata nel database;
• rigoroso isolamento dei dati - ogni locatore accede esclusivamente ai propri dati;
• aggiornamenti regolari del sistema e aggiornamenti di sicurezza;
• limitazione dell’accesso ai dati solo alle persone autorizzate e secondo il principio del privilegio minimo.

Nonostante tutte le misure, nessun sistema di trasmissione o conservazione tramite Internet è assolutamente sicuro. In caso di violazione dei dati personali che possa comportare un rischio elevato per i vostri diritti e libertà, vi informeremo in conformità al GDPR e segnaleremo la violazione all’Agenzia croata per la protezione dei dati personali.

Cookie

Sul sito web apartmanica.com e sui siti web che abbiamo generato per i nostri utenti utilizziamo:

• cookie necessari - indispensabili per il funzionamento del sito (sessione, accesso, sicurezza);
• cookie analitici - Google Analytics 4;
• cookie di marketing - Meta Pixel.

Installiamo cookie analitici e di marketing esclusivamente dopo il vostro consenso esplicito, tramite uno strumento di gestione del consenso (Google Consent Mode v2). Fino ad allora tali cookie non vengono installati.

Potete modificare il consenso in qualsiasi momento cliccando sul link “Impostazioni cookie” nel piè di pagina del sito oppure eliminando i cookie nelle impostazioni del browser.

L’applicazione mobile non utilizza i cookie analitici o di marketing descritti. Gli strumenti di marketing e analisi descritti nella sezione sui cookie si riferiscono ai siti web e vengono attivati solo con il consenso dell’utente.

Comunicazione di marketing

Se avete espressamente selezionato la casella per ricevere comunicazioni di marketing (opt-in), possiamo inviarvi informazioni su nuove funzionalità e consigli per l’utilizzo di Apartmanica. Per l’invio utilizziamo la piattaforma MailerLite.

Potete revocare il consenso a ricevere comunicazioni in qualsiasi momento - cliccando sul link “annulla iscrizione” nel piè di pagina di ogni messaggio o inviando una richiesta a privacy@apartmanica.com.

I vostri diritti

In qualità di interessati, ai sensi del GDPR avete i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai vostri dati personali e alle informazioni sul trattamento;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”), quando non esiste una base giuridica per l’ulteriore conservazione;
• diritto alla limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge;
• diritto alla portabilità dei vostri dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico;
• diritto di opposizione al trattamento basato sui nostri legittimi interessi o per finalità di marketing;
• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo - Agenzia croata per la protezione dei dati personali (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb, e-mail: azop@azop.hr, web: https://azop.hr.

Potete inviare una richiesta per l’esercizio di qualsiasi diritto a privacy@apartmanica.com. Risponderemo alla vostra richiesta senza ingiustificato ritardo e comunque entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta. Nei casi più complessi, tale termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, di cui vi informeremo separatamente.

Processo decisionale automatizzato

Non effettuiamo processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati.

Modifiche alla presente Informativa

Possiamo modificare la presente Informativa di tanto in tanto - ad esempio a causa di modifiche normative, introduzione di nuove funzionalità o cambiamento dei fornitori di servizi. Vi informeremo delle modifiche sostanziali tramite l’applicazione o via e-mail all’indirizzo associato al vostro account almeno 15 giorni prima della loro entrata in vigore.

La versione attualmente valida è sempre disponibile all’indirizzo https://apartmanica.com/it/informativa-sulla-privacy

Contatto

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa o al trattamento dei vostri dati personali:

Play Digital d.o.o.
Zagrebačka 6A, 52000 Pazin
E-mail: privacy@apartmanica.com

Ultimo aggiornamento: 28 aprile 2026.