Wir respektieren Ihre Privatsphäre
Im Durchschnitt wechseln sich in einem Ferienhaus während eines Jahres etwa zwanzig Gästegruppen ab. In Apartments sogar noch mehr. Wenn Sie mehrere Objekte vermieten, erhöht sich diese Zahl deutlich.
Um alle Gäste muss man sich kümmern, als wären sie die einzigen. Das bedeutet nicht nur zu wissen, wann sie anreisen und für wie viele Tage sie das Objekt reserviert haben, sondern auch, wie viele Personen kommen, ob sie zusätzliche Betten benötigen, die vor ihrer Ankunft vorbereitet werden müssen, ob sie ein Kinderbett brauchen, das Sie auf Anfrage bereitstellen, ob sie am Fahrradverleih interessiert sind, den Sie zusätzlich anbieten, aber nicht direkt am Objektstandort, und Ähnliches.
Alle Besonderheiten einer Reservierung müssen vor der Ankunft des Gastes berücksichtigt werden, damit Sie rechtzeitig wissen, was für die jeweilige Gästegruppe vorbereitet werden muss. Aber wie behält man bei all dem den Überblick?
Hier hilft die Buchungsbestätigung, die für den Vermieter genauso nützlich ist wie für den Gast.
Was ist eine Buchungsbestätigung?
Eine Booking Confirmation oder Buchungsbestätigung ist ein Dokument, mit dem zwei Parteien ihre Vereinbarung über eine erfolgte Reservierung und alle ihre Details und Besonderheiten bestätigen. Zusätzlich bestätigt der Vermieter damit, dass die Reservierung des Objekts endgültig ist und dass er das Objekt im gleichen Zeitraum nicht an einen anderen Gast vermieten wird.
Dem Gast gibt die Buchungsbestätigung Sicherheit, dass ihn das reservierte Objekt bei seiner Ankunft am Reiseziel auch tatsächlich erwartet.
Dem Vermieter hilft die Buchungsbestätigung dabei, die Details der Reservierung und die Wünsche des Gastes im Blick zu behalten, ebenso wie die Höhe der Anzahlung, den noch zu zahlenden Restbetrag und die Zahl der mitreisenden Gäste. Vergessen wir nicht: Gäste reservieren oft bis zu 12 Monate im Voraus. Wenn Sie die Details der Reservierung und die Wünsche des Gastes nicht sofort festhalten, werden Sie sich kurz vor der Anreise nur schwer daran erinnern.
Wie sieht eine Buchungsbestätigung aus?
Eine Buchungsbestätigung ist ein Dokument, das in Word erstellt oder in unserem System generiert wird, wenn Sie Apartmanica-Nutzer sind. Wichtig ist, dass sie Informationen zum Objekt und zum Vermieter sowie zum Gast und zur Reservierung enthält. Das erstellte Dokument wird als PDF gespeichert und anschließend per E-Mail an den Gast gesendet, nachdem Sie die Anzahlung erhalten haben, sofern Sie eine verlangen, beziehungsweise nachdem Sie sich mit dem Gast über die Miete des Objekts für einen bestimmten Zeitraum geeinigt haben.
Was sollte in eine Buchungsbestätigung aufgenommen werden?
Eine Buchungsbestätigung sollte mehrere sehr wichtige Informationen enthalten.
1. Angaben zum Objekt und zum Vermieter
Die Buchungsbestätigung sollte den Namen des Objekts und die Adresse enthalten, gegebenenfalls auch GPS-Koordinaten, den Vor- und Nachnamen des Vermieters sowie dessen Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
2. Angaben zum Gast
Auf der Buchungsbestätigung sollten sich auch die Daten des Gastes befinden: der Vor- und Nachname des Buchungsinhabers, seine Adresse sowie seine Kontaktdaten, also Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
3. An- und Abreisedatum
Sehr wichtige Angaben sind die An- und Abreisedaten des Gastes sowie die Ankunfts- beziehungsweise Abreisezeit. Besonders wichtig ist es, darauf hinzuweisen, wenn der Gast eine frühere oder spätere Anreise oder Abreise angefragt hat und darüber eine Vereinbarung mit dem Vermieter getroffen wurde.
4. Personenzahl
Wichtige Informationen sind auch die Anzahl der anreisenden Personen, also wie viele Erwachsene und wie viele Kinder darunter sind, sowie ob sich unter den Kindern Babys befinden, für die ein Kinderbett bereitgestellt werden muss, wenn Sie dieses auf Wunsch mit Aufpreis oder kostenlos anbieten.
5. Preis und zusätzliche Gebühren
In der Buchungsbestätigung ist es wichtig, den Gesamtbetrag der Reservierung, den um die Anzahlung verminderten Betrag, mit dem der Gast die Reservierung bestätigt hat, sowie weitere Gebühren anzugeben, sofern es sie gibt, wie zum Beispiel einen Aufpreis für die Nutzung eines Kinderbetts, für die Unterbringung eines Hundes, ein zusätzliches Bett und Ähnliches – je nachdem, was Sie zusätzlich berechnen möchten.
Wenn Sie im Schadensfall eine Kaution verlangen, ist es wichtig, dass auch diese Information in der Buchungsbestätigung angegeben ist, mit dem Hinweis, wie Sie diese einziehen, also bar bei der Ankunft oder per Überweisung, und in welchen Fällen Sie sie einbehalten.
6. Zahlungsmethoden
Auch wenn der Gast bereits die Anzahlung geleistet hat, ist es für ihn wichtig zu wissen, wie und wann er den Restbetrag zahlen wird: bei der Ankunft in bar, vor der Anreise auf ein Girokonto oder PayPal oder während seines Aufenthalts. Auch wenn Sie Ihre eigenen Regeln haben, versuchen Sie, dem Gast gegenüber flexibel zu bleiben. Schließlich vertraut er Ihrem Wort und überweist eine beträchtliche Geldsumme.
7. Stornierungsbedingungen
Es ist äußerst wichtig, die Stornierungsbedingungen Ihren Gästen klar zu kommunizieren. Sie müssen wissen, wann und in welchem Prozentsatz des eingezahlten Betrags Sie Geld zurückerstatten und wann Sie es einbehalten. Deshalb ist es – neben der Angabe auf der Website – empfehlenswert, sie auch in der Buchungsbestätigung aufzuführen. Ausnahmen können Sie jederzeit außerhalb der genannten Regeln machen, doch diese Regeln dienen in erster Linie dem Schutz von Ihnen und Ihrem Geschäft.
Die Buchungsbestätigung im Apartmanica-System
Um den Vermietern die Arbeit zu erleichtern, haben wir innerhalb des Apartmanica-Websystems ein Formular für die Buchungsbestätigung erstellt, das automatisch ausgefüllt wird, wenn der Gast seine Anfrage sendet, und das Sie anschließend bestätigen, nachdem Sie mit ihm eine Vereinbarung getroffen haben.
Die Bestätigung enthält Standardinformationen, die automatisch aus dem System übernommen werden, und zwar:
- den Buchungsinhaber (Gast),
- die Adresse des Buchungsinhabers,
- das Check-in-Datum und das Check-out-Datum,
- die Personenzahl,
- den Namen und die Adresse des Objekts,
- den Gesamtpreis der Reservierung und den noch zu zahlenden Betrag,
- die Art bzw. Beschreibung der Leistung,
- einen Bereich für zusätzliche Anmerkungen.
Im Bereich für Anmerkungen können Sie Wünsche des Gastes angeben, zum Beispiel „Gast hat einen Late Check-in angefragt“, „Gast hat Fahrräder angefragt“, „Gast hat ein Kinderbett und einen Hochstuhl angefragt“, „Aufpreis für einen Hund“ und Ähnliches.
Außerdem ist es empfehlenswert, die Stornierungsbedingungen anzugeben, auch wenn diese bereits auf Ihrer Website aufgeführt sind, ebenso die Art und Weise, wie der Gast den Restbetrag der Reservierung zahlen kann, zum Beispiel bar bei der Ankunft, auf ein PayPal-Konto 24 Stunden vor der Anreise und Ähnliches, sowie die Höhe und Zahlungsweise der Kaution für den Fall eines Schadens und die Information, in welchen Fällen Sie diese einbehalten.
Warum eine Buchungsbestätigung senden?
Abgesehen davon, dass Sie damit Professionalität und Seriosität in Ihrem Geschäft zeigen, vermitteln Sie dem Gast durch das Senden der Buchungsbestätigung auch Sicherheit – und das ist heute, in einer Zeit, in der es zahlreiche Betrugsfälle gibt, äußerst wichtig. Der Gast wird das zu schätzen wissen und Sie, davon sind wir überzeugt, mit einer positiven Bewertung belohnen.
Möchten Sie sich das Geschäft erleichtern?
Wechseln Sie zum Apartmanica-Websystem. Apartmanica-Websites sind nicht nur speziell für Ferienhäuser und Apartments konzipiert, wir verbessern ihre Funktionen auch laufend, damit sie Ihren Bedürfnissen angepasst sind.
