Wir respektieren Ihre Privatsphäre
Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Gäste nur die Anreise von Erwachsenen und Kindern über 12 Jahren angekündigt haben, während Kinder unter 12 Jahren, besonders Babys, in ihrer Buchung oder Anfrage gar nicht erwähnt wurden?
Sie sind weder die Ersten noch die Letzten, denen das passiert ist. Sehr oft erhalten Vermieter Anfragen und Buchungen, in denen nur Erwachsene und Kinder über 12 Jahren angegeben sind. Entsprechend bereiten sie eine bestimmte Anzahl von Betten vor, doch das Problem entsteht, wenn mehr Personen anreisen als angekündigt. Wie kann man einen solchen Fall verhindern?
Warum meldet der Gast Kinder unter 12 Jahren nicht an?
Schauen wir uns zunächst die möglichen Gründe an, warum ein Gast die Anreise von Kindern unter 12 Jahren nicht angibt.
Ein Gast, der Erfahrung mit Hotelaufenthalten hat, ist an die sogenannte Hotelpraxis gewöhnt. In Hotels wird die Kurtaxe pro Person und pro Übernachtung berechnet, und Kinder unter 12 Jahren sind davon befreit. Außerdem kann das Hotel auch dann, wenn die Anreise eines Kindes nicht angekündigt wurde, in sehr kurzer Zeit ein zusätzliches Bett, ein Babybett oder bei Bedarf ein größeres Zimmer bereitstellen.
Die Regeln und Möglichkeiten in Privatunterkünften sind etwas anders. In Privatunterkünften ist die Kurtaxe in der Regel bereits im Übernachtungspreis enthalten, sodass dem Gast womöglich nicht bewusst ist, dass derselbe Preis unabhängig vom Alter der mitreisenden Kinder gilt.
Wahrscheinlich geht der Gast auch davon aus, dass kleinere Kinder mit den Eltern im Bett oder im eigenen Reisebett schlafen und dass sie deshalb kein Objekt mit größerer Kapazität suchen müssen, das zugleich teurer wäre.
All das schafft für den Vermieter große Probleme — organisatorisch ebenso wie im laufenden Betrieb. Um ein solches Szenario zu verhindern, ist es wichtig, die Kapazität Ihrer Unterkunft auf allen Verkaufskanälen klar zu kommunizieren, also die maximale Belegung deutlich anzugeben und die Gästezahl vor der Anreise noch einmal zu überprüfen.
Klare und rechtzeitige Kommunikation verhindert das Problem oft, bevor es überhaupt entsteht.
Wie kann man unauffällig prüfen, wie viele Gäste tatsächlich anreisen?
Auch wenn der Gast die Anreise von Kindern unter 12 Jahren nicht angegeben hat, ist es für Sie wichtig zu wissen, wie viele Gäste insgesamt kommen und welche Bedürfnisse sie haben, damit Sie rechtzeitig die passende Anzahl an Betten vorbereiten können.
Als guter Gastgeber würden Sie sicher gern ein Babybett vorbereiten, das Sie sonst auf Anfrage zur Verfügung stellen. Damit würden Sie den Gästen gleichzeitig das Reisen erleichtern, weil sie kein eigenes Reisebett mitbringen müssten.
Um sicher zu sein, wie viele Gäste tatsächlich kommen, senden Sie zwei bis drei Tage vor der Anreise eine Nachricht oder E-Mail, um zu prüfen, ob noch alles wie geplant ist — ob sie zur vereinbarten Zeit ankommen oder später, und ob sie noch etwas zusätzlich vorbereitet brauchen.
Prüfen Sie dabei unauffällig, ob Sie die korrekte Gästezahl haben, also ob sich diese geändert hat. Nennen Sie die Daten, die Sie mit der Buchung erhalten haben, und bitten Sie den Gast, diese Zahl zu bestätigen. Es kommt oft vor, dass jemand aus der Gruppe absagt und dann weniger Personen kommen als ursprünglich angekündigt.
Um herauszufinden, ob auch ein Baby unter den Gästen ist, fragen Sie unauffällig, ob sie ein Babybett oder einen Hochstuhl benötigen, oder andere Dinge, die Sie in Ihrer Unterkunft haben, etwa eine Wickelecke, Spielzeug und Ähnliches. Das Babybett bringen sie vielleicht mit, weil sie an ihr eigenes gewöhnt sind, aber einen Hochstuhl oder andere Babyutensilien bringen sie oft nicht mit. So können Sie auf elegante Weise herausfinden, ob ein Baby mitreist, ohne die Frage direkt zu stellen.
Wenn die Buchung in den Wintermonaten erfolgt ist, können Sie bis zur tatsächlichen Anreise im Sommer auch noch einen Hochstuhl oder ein Babybett kaufen oder leihen, falls Sie noch keines haben.
Dürfen Sie mehr Gäste aufnehmen als Ihre registrierte Kapazität erlaubt?
Als Sie Ihre Unterkunft für die Erbringung von Beherbergungsleistungen im privaten Haushalt registriert haben, wurde im Bescheid klar angegeben, wie viele Haupt- und Zusatzbetten Sie haben. Diese Zahlen stellen gleichzeitig die maximale Anzahl an Personen dar, die Sie in Ihrer Unterkunft aufnehmen dürfen, und sie umfassen alle Altersgruppen.
Doch was, wenn eine Person mehr erscheint und diese Person ein Kind unter 12 Jahren ist?
In der Praxis hört man manchmal, dass in solchen Situationen ein Auge zugedrückt wird, zum Beispiel wenn es sich um ein Baby handelt, das im Babybett schläft, oder um ein Kind, das bei den Eltern schläft. Solche Informationen sind jedoch keine offizielle Regel und bedeuten nicht, dass kein Risiko besteht.
Manche Vermieter verzichten darauf, diese „zusätzliche“ Person anzumelden, doch damit riskieren sie eine Strafe wegen Nichtanmeldung des Gastes ebenso wie eine Strafe wegen Beherbergung einer größeren Personenzahl als erlaubt. Darüber hinaus können zusätzliche Probleme entstehen, wenn gerade diesem nicht angemeldeten Gast während des Aufenthalts etwas passiert.
Wenn Sie feststellen, dass die Anzahl der Gäste die Kapazität Ihrer Unterkunft überschreitet, können Sie dem Gast eine andere Unterkunft anbieten — eine eigene oder zum Beispiel die eines Nachbarn.
Risiko oder Vorbeugung?
Während sich manche für das Risiko entscheiden, ist Vorbeugung nicht die bessere Lösung? Viele Probleme lassen sich durch klare und rechtzeitige Kommunikation verhindern.
- Prüfen Sie die Zahl der Gäste bereits bei Eingang der Anfrage und zusätzlich noch einmal einige Tage vor der Anreise der Gruppe.
- Geben Sie auf Ihren Verkaufskanälen klar an, wie viele Gäste Sie aufnehmen dürfen, einschließlich Zusatzbetten.
- Nennen Sie in Ihren Geschäftsbedingungen, was Gäste erwarten können, wenn mehr Personen kommen als angekündigt, zum Beispiel dass Sie sie nicht aufnehmen können oder dass die Unterkunft keine Kapazität für zusätzliche Personen hat.
- Weisen Sie darauf hin, dass die Kurtaxe im Übernachtungspreis enthalten ist und nicht zusätzlich berechnet wird.
All das lässt sich bei einer Direktbuchung wesentlich leichter prüfen, also dann, wenn Sie direkt mit dem Gast kommunizieren, denn Sie können all diese Fragen bereits bei der Bearbeitung der Anfrage stellen.
Wenn die Anzahl der Gäste, die kommen möchten, die Kapazität Ihrer Unterkunft überschreitet, können Sie die Anfrage ohne jegliche Sanktionen ablehnen. Darin liegt der Vorteil einer eigenen Website, denn sie gibt Ihnen mehr Flexibilität und Kontrolle über Ihr Geschäft.
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