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Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie zwei Buchungen für denselben Zeitraum erhalten haben? Wie haben Sie sich in diesem Moment gefühlt und wie haben Sie das Problem gelöst?
Viele Vermieter haben Angst vor Overbooking und trauen sich deshalb oft nicht, auf mehreren Kanälen gleichzeitig zu werben. Andere haben sich für einen Channel Manager entschieden, doch für manche Vermieter ist das ein zusätzlicher jährlicher Kostenpunkt. Gibt es noch eine andere Möglichkeit, sich vor Overbooking zu schützen? Im Folgenden zeigen wir Ihnen mehrere Lösungen.
Was ist Overbooking und wie kommt es dazu?
Bevor wir uns mit den Lösungen beschäftigen, lohnt es sich, die Ursache des Problems zu klären. Was ist Overbooking und wie kommt es dazu?
Overbooking bedeutet eine Doppelbuchung für denselben Zeitraum, also sich überschneidende Buchungen. Oft wird dafür auch der Begriff Double Booking verwendet, aber unter Vermietern ist Overbooking deutlich geläufiger, deshalb verwenden wir auch hier diesen Begriff.
Zu Overbooking kann es kommen, wenn der gebuchte Zeitraum nicht in allen Kalendern geschlossen wird, nicht rechtzeitig geschlossen wird oder ein Teil des gebuchten Zeitraums aufgrund eines Fehlers offen bleibt.
Overbooking passiert meistens dann, wenn die Belegung nicht rechtzeitig auf allen Vertriebskanälen synchronisiert wird.
Warum ist Overbooking für viele Vermieter ein Albtraum?
Wenn Overbooking passiert, muss der Vermieter die Situation so schonend wie möglich lösen – sowohl für sich selbst als auch für den Gast. In der Praxis bedeutet das meist, dass eine Buchung storniert oder dem Gast eine andere akzeptable Lösung angeboten werden muss.
Auch wenn das nicht immer ein Garant für Erfolg ist, versuchen viele Vermieter zunächst, direkt mit dem Gast eine Einigung zu erzielen.
Wenn Sie sich in einer solchen Situation befinden, können Sie Folgendes versuchen:
- Erklären Sie dem Gast, dass ein unbeabsichtigter Fehler passiert ist, und bitten Sie ihn, die Buchung selbst zu stornieren, falls das für ihn in Ordnung ist.
- Bieten Sie dem Gast einen anderen Termin an, wenn nötig auch zu einem niedrigeren Preis oder mit zusätzlichen Vorteilen.
- Bieten Sie dem Gast eine Unterkunft in einer anderen Ihrer Einheiten an, wenn diese für den gewünschten Zeitraum frei ist.
- Versuchen Sie, eine alternative Unterkunft mit ähnlicher Qualität zu finden und dem Gast eine andere Lösung anzubieten.
Wenn keine der vorgeschlagenen Lösungen funktioniert, müssen Sie sich mit den Folgen einer Stornierung der Buchung auseinandersetzen. Diese hängen vom Kanal ab, über den die Buchung eingegangen ist, und von den Regeln der jeweiligen Plattform, die zu diesem Zeitpunkt gelten.
Auf größeren Plattformen kann eine Stornierung durch den Gastgeber finanzielle Strafen, eine schlechtere Sichtbarkeit des Inserats, Einschränkungen im Kalender, den Verlust bestimmter Vorteile oder die Verpflichtung zur Suche nach einer alternativen Unterkunft für den Gast nach sich ziehen. Deshalb ist die Vorbeugung von Overbooking fast immer die bessere Lösung als die nachträgliche Behebung des Problems.
Welche Möglichkeiten gibt es, Overbooking zu verhindern?
1. Werbung nur auf einem Kanal
Obwohl es nicht empfehlenswert ist, sich ausschließlich auf einen Werbekanal zu verlassen, tun das viele Vermieter dennoch und füllen ihre Unterkünfte trotzdem erfolgreich.
Vorteile: Da alle Buchungen über einen einzigen Kanal kommen, ist die Wahrscheinlichkeit von Überschneidungen geringer. Falls dennoch ein Problem aufgrund eines Systemfehlers der Plattform oder Agentur auftritt, lässt sich die Verantwortung leichter feststellen.
Nachteile: Es ist immer riskant, sich ausschließlich auf einen Werbekanal zu verlassen. Wenn Sie auf mehreren Kanälen werben, einschließlich Ihrer eigenen Website, sind Sie weniger abhängig vom Geschäftserfolg einer einzelnen Plattform oder Agentur.
2. Instant Booking ausgeschaltet
Instant Booking ist eine Option, die es dem Gast ermöglicht, eine Unterkunft sofort zu buchen, ohne vorher eine Anfrage zu senden. Wenn Sie diese Option ausschalten, muss der Gast Ihnen zuerst eine Anfrage schicken, und erst nach Ihrer Bestätigung kann er die Unterkunft buchen.
Vorteile: Damit jemand einen Zeitraum buchen kann, müssen Sie die Buchung zuerst bestätigen. Dadurch verringert sich die Gefahr von Overbooking.
Nachteile: Einige Plattformen platzieren Inserate mit aktiviertem Instant Booking besser, sodass Ihr Inserat bei ausgeschalteter Option möglicherweise eine geringere Sichtbarkeit hat. Außerdem kann sich der Gast für eine andere Unterkunft entscheiden, wenn er zu lange auf Ihre Antwort warten muss.
3. Termine manuell schließen
Wenn Sie mit Reiseagenturen zusammenarbeiten, die Ihnen Buchungen telefonisch oder per E-Mail melden, auf Portalen werben und zusätzlich eigene Vertriebskanäle wie eine Website haben, müssen Sie jeden belegten Zeitraum manuell in Ihre Kalender eintragen.
Vorteile: Solange Sie neue Buchungen zeitnah in alle Ihre Kanäle eintragen, haben Sie die volle Kontrolle über Ihren Kalender und Ihre Reservierungen.
Nachteile: Wenn Sie nicht immer am Computer sitzen oder Ihr Handy nicht jederzeit griffbereit haben, besteht das Risiko, dass Overbooking in dem Zeitraum zwischen der Buchung und dem Schließen aller Kalender auftritt.
4. Channel Manager
Ein Channel Manager aktualisiert die Belegung automatisch in allen verbundenen Kalendern.
Vorteile: Sie müssen Termine nicht manuell schließen und nicht darüber nachdenken, ob ein Kalender aktualisiert wurde. Das übernimmt der Channel Manager für Sie.
Nachteile: Ein Channel-Manager-Service ist in der Regel nicht kostenlos, und die Gesamtkosten steigen mit der Anzahl der Einheiten, die Sie vermieten.
5. Kalender-Synchronisierung per iCal-Methode
Wenn Sie auf mehreren Portalen werben und zusätzlich eine eigene Website haben, können Sie Ihre Kalender über die iCal-Methode zur Datenübertragung verbinden und synchronisieren.
Vorteile: Sie müssen nicht alle Termine manuell schließen, da sie automatisch auf alle verbundenen Kanäle übertragen werden. Eine solche Lösung kann sehr praktisch sein und ist oft ohne zusätzliche Kosten nutzbar.
Nachteile: Die Synchronisierung erfolgt nicht immer in Echtzeit, sondern in bestimmten Zeitabständen. Genau in diesem Zeitraum besteht weiterhin die Möglichkeit von sich überschneidenden Buchungen.
Fazit
Wenn Sie auf mehreren Kanälen werben, ist Overbooking immer möglich. Es kann durch einen technischen Fehler, aber auch durch menschliches Versagen entstehen. In beiden Fällen ist das Wichtigste, die Situation so schnell und so schonend wie möglich zu lösen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Wahrscheinlichkeit von Overbooking zu verringern, und einige davon haben wir in diesem Artikel aufgeführt.
Es ist sinnvoll, einen primären Kalender festzulegen, über den Sie alle Buchungen verfolgen, zum Beispiel den auf Ihrer Website, und dann bei jeder neuen Buchung zu prüfen, ob alle belegten Termine tatsächlich in allen Kalendern geschlossen sind.
Mit erhöhter Aufmerksamkeit und regelmäßiger Kontrolle aller Werbekanäle müssen Sie sich nicht ständig vor Overbooking fürchten.
Der beste Schutz vor Overbooking ist ein gut organisiertes Kalendersystem und die regelmäßige Kontrolle aller Vertriebskanäle.
Wussten Sie, dass Sie den Kalender auf Ihrer Apartmanica-Website kostenlos per iCal-Methode mit anderen Kalendern auf Buchungsportalen verbinden und sich so zusätzlich vor Overbooking schützen können?
