Spoštujemo vašo zasebnost
Se vam je že kdaj zgodilo, da ste prejeli dve rezervaciji za isto obdobje? Kako ste se takrat počutili in kako ste težavo rešili?
Mnogi ponudniki nastanitev se bojijo overbookinga, zato se pogosto ne upajo oglaševati na več kanalih hkrati. Drugi so se odločili za channel manager, vendar je to za nekatere dodaten letni strošek. Ali obstaja še kakšen drug način, da se zaščitite pred overbookingom? V nadaljevanju predstavljamo nekaj rešitev.
Kaj je overbooking in kako do njega pride?
Preden pogledamo rešitve, je smiselno pojasniti izvor težave. Kaj je overbooking in kako do njega pride?
Overbooking pomeni dvojno rezervacijo za isto obdobje, torej prekrivanje rezervacij. Pogosto se uporablja tudi izraz double booking, vendar je med ponudniki nastanitev izraz overbooking precej pogostejši, zato ga bomo uporabili tudi tukaj.
Do overbookinga lahko pride, če rezervirani termin ni zaprt na vseh koledarjih, ni pravočasno zaprt ali pa del rezerviranega obdobja zaradi napake ostane odprt.
Do overbookinga najpogosteje pride, ko zasedenost ni pravočasno usklajena na vseh prodajnih kanalih.
Zakaj je overbooking nočna mora za mnoge ponudnike nastanitev?
Ko pride do overbookinga, mora ponudnik nastanitve situacijo rešiti čim bolj neboleče tako zase kot za gosta. V praksi to običajno pomeni, da je treba eno rezervacijo odpovedati ali gostu ponuditi drugo sprejemljivo rešitev.
Čeprav to ni vedno zagotovilo za uspešen izid, mnogi ponudniki najprej poskušajo doseči dogovor neposredno z gostom.
Če se znajdete v takšni situaciji, lahko poskusite naslednje:
- Gostu pojasnite, da je prišlo do nenamerne napake, in ga prosite, da rezervacijo odpove sam, če mu to ustreza.
- Ponudite gostu drug termin, po potrebi tudi po nižji ceni ali z dodatnimi ugodnostmi.
- Ponudite gostu nastanitev v drugi svoji enoti, če je prosta v zahtevanem terminu.
- Poskusite poiskati alternativno nastanitev podobne kakovosti in gostu ponuditi drugo rešitev.
Če nobena od ponujenih rešitev ne uspe, se boste morali soočiti s posledicami odpovedi rezervacije. Te so odvisne od kanala, prek katerega je bila rezervacija prejeta, in od pravil platforme, ki veljajo v tistem trenutku.
Na večjih platformah lahko odpoved rezervacije s strani gostitelja pomeni finančne kazni, slabšo vidnost oglasa, omejitve na koledarju, izgubo določenih ugodnosti ali obveznost iskanja alternativne nastanitve za gosta. Zato je preprečevanje overbookinga skoraj vedno boljša rešitev kot kasnejše odpravljanje težave.
Katere so možne rešitve za preprečevanje overbookinga?
1. Oglaševanje samo na enem kanalu
Čeprav ni priporočljivo, da se zanašate izključno na en oglaševalski kanal, mnogi to vseeno počnejo in kljub temu uspešno zapolnijo svoje nastanitve.
Prednosti: Ker vse rezervacije prihajajo prek enega samega kanala, je manjša verjetnost prekrivanja terminov. Če do težave vseeno pride zaradi sistemske napake platforme ali agencije, je odgovornost lažje določiti.
Slabosti: Vedno je tvegano, če se zanašate samo na en oglaševalski kanal. Če se oglašujete na več kanalih, vključno z lastno spletno stranjo, ste manj odvisni od poslovanja ene same platforme ali agencije.
2. Izklopljen instant booking
Instant booking je možnost, ki gostu omogoča takojšnjo rezervacijo brez predhodnega povpraševanja. Če to možnost izklopite, vam mora gost najprej poslati povpraševanje, šele po vaši potrditvi pa lahko rezervira nastanitev.
Prednosti: Da lahko nekdo rezervira termin, morate rezervacijo najprej odobriti vi. S tem zmanjšate možnost overbookinga.
Slabosti: Nekatere platforme bolje rangirajo oglase z vključenim instant bookingom, zato je možno, da bo vaš oglas ob izklopljeni možnosti manj viden. Poleg tega se lahko gost, če predolgo čaka na vaš odgovor, odloči za drugo nastanitev.
3. Ročno zapiranje terminov
Če sodelujete s turističnimi agencijami, ki vam zasedenost sporočajo po telefonu ali e-pošti, se oglašujete na portalih in imate poleg tega še lastne prodajne kanale, kot je spletna stran, boste morali vsak zasedeni termin ročno vnašati v koledarje.
Prednosti: Dokler nove rezervacije pravočasno vnašate v vse svoje kanale, imate popoln nadzor nad koledarjem in rezervacijami.
Slabosti: Če niste vedno pri računalniku ali nimate telefona vedno pri roki, obstaja tveganje, da pride do overbookinga v času od nastanka rezervacije do trenutka, ko uspete zapreti termine na vseh kanalih.
4. Channel manager
Channel manager samodejno posodablja zasedenost na vseh povezanih koledarjih.
Prednosti: Terminov vam ni treba zapirati ročno in ni vam treba razmišljati, ali je bil posamezen koledar posodobljen. Za to poskrbi channel manager.
Slabosti: Storitev channel managerja običajno ni brezplačna, skupni strošek pa raste s številom enot, ki jih oddajate.
5. Koledarji, sinhronizirani z metodo iCal
Če se oglašujete na več portalih in imate poleg tega tudi lastno spletno stran, lahko koledarje povežete in sinhronizirate prek metode izmenjave podatkov iCal.
Prednosti: Vseh terminov vam ni treba zapirati ročno, saj se samodejno prenesejo na vse povezane kanale. Takšna rešitev je lahko zelo praktična in pogosto brez dodatnih stroškov.
Slabosti: Sinhronizacija se ne zgodi vedno takoj, ampak v določenih časovnih intervalih. Prav v tem času še vedno obstaja možnost prekrivanja rezervacij.
Zaključek
Če se oglašujete na več kanalih, je overbooking vedno mogoč. Lahko nastane zaradi tehnične napake, lahko pa tudi zaradi človeškega faktorja. V obeh primerih je najpomembneje, da situacijo rešite čim hitreje in čim bolj mirno.
Obstaja več načinov za zmanjšanje verjetnosti overbookinga, nekaj med njimi pa smo navedli v tem članku.
Dobro je določiti en primarni koledar, po katerem spremljate vse rezervacije, na primer tistega na svoji spletni strani, nato pa ob vsaki novi rezervaciji preveriti, ali so vsi zasedeni termini res zaprti na vseh koledarjih.
Z večjo previdnostjo in rednim nadzorom vseh oglaševalskih kanalov vam ni treba nenehno skrbeti zaradi overbookinga.
Najboljša zaščita pred overbookingom je dobro urejen sistem koledarjev in redno preverjanje vseh prodajnih kanalov.
Ali ste vedeli, da lahko koledar na svoji spletni strani Apartmanica brezplačno povežete z drugimi koledarji na portalih prek metode iCal in se tako dodatno zaščitite pred overbookingom?
