Spoštujemo vašo zasebnost
V povprečju se v počitniški hiši v enem letu zamenja okoli dvajset skupin gostov. V apartmajih še več. Če oddajate več objektov, se to število še dodatno poveča.
Za vse goste je treba skrbeti, kot da so edini. To pomeni, da ne veste le, kdaj prihajajo in za koliko dni so rezervirali objekt, temveč tudi koliko oseb prihaja, ali potrebujejo dodatna ležišča, ki jih morate pripraviti pred njihovim prihodom, ali potrebujejo otroško posteljico, ki jo na zahtevo omogočate gostom, ali jih zanima najem koles, ki jih dodatno ponujate, vendar ne na sami lokaciji objekta, in podobno.
Na vse posebnosti rezervacije morate misliti že pred prihodom gosta, da boste pravočasno vedeli, kaj vse je treba pripraviti za posamezno skupino. Toda kako imeti vse pod nadzorom?
Pri tem pomaga potrditev rezervacije, ki je enako koristna za ponudnika nastanitve kot za gosta.
Kaj je potrditev rezervacije
Booking confirmation oziroma potrditev rezervacije je dokument, s katerim dve strani potrdita svoj dogovor o opravljeni rezervaciji in vseh njenih podrobnostih ter posebnostih. Poleg tega ponudnik nastanitve potrdi, da je rezervacija objekta dokončna in da v istem obdobju objekta ne bo oddal drugemu gostu.
Gostu potrditev rezervacije daje občutek varnosti, da ga bo rezervirani objekt ob prihodu na destinacijo res čakal.
Ponudniku nastanitve pa potrditev rezervacije pomaga voditi evidenco o podrobnostih rezervacije in zahtevah gosta, ki jih je navedel ob rezervaciji objekta, pa tudi o višini predplačila, preostanku, ki ga je še treba plačati, ter številu gostov, ki prihajajo z njim. Ne pozabimo, gost rezervira tudi do 12 mesecev vnaprej. Če podrobnosti rezervacije in želja gosta ne zapišete takoj, se jih boste tik pred njegovim prihodom težko spomnili.
Kako izgleda potrditev rezervacije?
Potrditev rezervacije je dokument, pripravljen v Wordu, ali pa ustvarjen v našem sistemu, če ste uporabnik Apartmanice. Pomembno je, da vsebuje informacije o objektu in ponudniku nastanitve ter o gostu in rezervaciji. Ustvarjeni dokument, shranjen v PDF obliki, nato pošljete gostu po e-pošti, potem ko prejmete predplačilo, če ga zaračunavate, oziroma ko se z gostom dogovorite o najemu objekta za določen termin.
Kaj vključiti v potrditev rezervacije?
Potrditev rezervacije mora vsebovati nekaj zelo pomembnih informacij.
1. Podatki o objektu in ponudniku nastanitve
Potrditev rezervacije naj vsebuje naziv objekta in naslov, po potrebi tudi GPS koordinate, ime in priimek ponudnika nastanitve ter njegovo telefonsko številko in e-poštni naslov.
2. Podatki o gostu
Na potrdilu rezervacije naj bodo tudi podatki gosta: ime in priimek nosilca rezervacije, njegov naslov ter njegovi kontakti, torej telefonska številka in e-poštni naslov.
3. Datum prihoda in odhoda
Zelo pomembna podatka sta datum prihoda in odhoda gosta ter čas prihoda oziroma odjave. Še posebej pomembno je navesti informacijo, če je gost zaprosil za zgodnejši ali poznejši prihod oziroma odhod in je bil o tem dosežen dogovor s ponudnikom nastanitve.
4. Število oseb
Pomemben podatek je tudi število oseb, ki prihajajo, torej koliko je med njimi odraslih in koliko otrok, ter ali so med otroki dojenčki, za katere je treba zagotoviti otroško posteljico, če jo na zahtevo nudite z doplačilom ali brezplačno.
5. Cena in dodatni stroški
Na potrdilu rezervacije je pomembno navesti skupni znesek rezervacije, znesek, zmanjšan za predplačilo, s katerim je gost potrdil rezervacijo, ter druge stroške, če obstajajo, na primer doplačilo za uporabo otroške posteljice, za namestitev psa, dodatno ležišče in podobno, odvisno od tega, kaj ste se odločili dodatno zaračunati.
Če zahtevate varščino za primer škode, je pomembno, da je tudi ta informacija navedena v potrdilu rezervacije, skupaj z opombo, na kakšen način jo zaračunavate, v gotovini ob prihodu ali transakcijsko, ter v katerih primerih jo zadržite.
6. Načini plačila
Čeprav je gost že plačal predplačilo, mu je pomembno vedeti, kako in kdaj bo plačal preostanek: ob prihodu v gotovini, pred prihodom na transakcijski račun ali PayPal ali pa med svojim bivanjem. Čeprav boste imeli svoja pravila, poskusite biti do gosta fleksibilni. Navsezadnje vam verjame na besedo in nakaže precejšen znesek denarja.
7. Pogoji odpovedi
Zelo pomembno je, da pogoje odpovedi jasno komunicirate svojim gostom. Vedeti morajo, kdaj in v kolikšnem odstotku vplačanega zneska vračate denar ter kdaj ga zadržite. Zato jih je poleg spletne strani priporočljivo navesti tudi na potrdilu rezervacije. Izjeme lahko vedno naredite mimo navedenih pravil, vendar so ta pravila predvsem zato, da ščitijo vas in vaše poslovanje.
Potrditev rezervacije v sistemu Apartmanica
Da bi ponudnikom nastanitev olajšali poslovanje, smo znotraj spletnega sistema Apartmanica ustvarili obrazec za potrditev rezervacije, ki se samodejno izpolni, ko gost pošlje svoje povpraševanje, nato pa vi potrdite rezervacijo, ko z njim dosežete dogovor.
Potrditev vsebuje standardne informacije, ki se samodejno prenesejo iz sistema, in sicer:
- nosilec rezervacije (gost),
- naslov nosilca,
- datum prijave (check-in) in datum odjave (check-out),
- število oseb,
- naziv in naslov objekta,
- skupna cena rezervacije in znesek, ki ga je še treba plačati,
- vrsta oziroma opis storitve,
- prostor za dodatne opombe.
V prostoru za opombe lahko navedete zahteve gosta, kot so »gost je zahteval late check-in«, »gost je zahteval kolesa«, »gost je zahteval otroško posteljico in stolček«, »doplačilo za psa« in podobno.
Priporočljivo je navesti tudi pogoje odpovedi, ne glede na to, da jih že imate navedene na svoji spletni strani, način, kako lahko gost plača preostanek zneska rezervacije, na primer v gotovini ob prihodu, na PayPal račun 24 ur pred prihodom in podobno, ter višino in način plačila varščine za primer škode ter informacijo, v katerih primerih jo zadržite.
Zakaj pošiljati potrditev rezervacije?
Poleg tega, da kažete profesionalnost in resnost v poslovanju, z pošiljanjem potrdila rezervacije gostu vlivate občutek varnosti, kar je danes, v času številnih prevar, izjemno pomembno. Gost bo to cenil in, prepričani smo, nagradil tudi s pozitivno oceno.
Si želite olajšati poslovanje?
Preidite na spletni sistem Apartmanica. Poleg tega, da so spletne strani Apartmanica posebej zasnovane za počitniške hiše in apartmaje, njihove funkcionalnosti nenehno nadgrajujemo, da bi bile prilagojene vašim potrebam.
