Come prevenire l’overbooking?

Vi è mai capitato di ricevere due prenotazioni per lo stesso periodo? Come vi siete sentiti in quel momento e come avete risolto il problema?

Molti host temono l’overbooking, per questo spesso esitano a promuoversi su più canali. Altri hanno scelto un channel manager, ma per alcuni host si tratta di un costo annuale aggiuntivo. Esiste un altro modo per proteggersi dall’overbooking? Di seguito vi presentiamo alcune soluzioni.

Che cos’è l’overbooking e come si verifica?

Prima di analizzare le soluzioni, vale la pena chiarire l’origine del problema. Che cos’è l’overbooking e come si verifica?

L’overbooking indica una doppia prenotazione per lo stesso periodo, cioè una sovrapposizione di prenotazioni. Viene spesso chiamato anche double booking, ma tra gli host il termine overbooking è molto più diffuso, quindi useremo anche noi questo termine.

L’overbooking può verificarsi se il periodo prenotato non viene chiuso su tutti i calendari, non viene chiuso in tempo oppure una parte del periodo prenotato rimane aperta a causa di un errore.

L’overbooking si verifica più spesso quando la disponibilità non viene sincronizzata in tempo su tutti i canali di vendita.

Perché l’overbooking è un incubo per molti host?

Quando si verifica un overbooking, l’host deve risolvere la situazione nel modo meno doloroso possibile sia per sé sia per l’ospite. In pratica, questo di solito significa che una prenotazione deve essere cancellata oppure che all’ospite deve essere proposta un’altra soluzione accettabile.

Anche se questo non garantisce sempre il successo, molti host cercano prima di raggiungere un accordo direttamente con l’ospite.

Se vi trovate in una situazione del genere, potete provare quanto segue:

• Spiegate all’ospite che si è verificato un errore involontario e chiedetegli di cancellare personalmente la prenotazione, se per lui va bene.
• Offrite all’ospite un’altra data, se necessario anche a un prezzo più basso o con vantaggi aggiuntivi.
• Offrite all’ospite un alloggio in un’altra vostra unità se è disponibile nelle date richieste.
• Cercate di trovare una sistemazione alternativa di qualità simile e proponete all’ospite un’altra soluzione.

Se nessuna delle soluzioni proposte funziona, dovrete affrontare le conseguenze della cancellazione della prenotazione. Queste dipendono dal canale attraverso il quale è stata ricevuta la prenotazione e dalle regole della piattaforma in vigore in quel momento.

Sulle piattaforme più grandi, una cancellazione da parte dell’host può comportare penali economiche, un posizionamento peggiore dell’annuncio, restrizioni sul calendario, la perdita di determinati vantaggi o l’obbligo di trovare una sistemazione alternativa per l’ospite. Per questo motivo, prevenire l’overbooking è quasi sempre una soluzione migliore che correggere il problema in un secondo momento.

Quali sono le possibili soluzioni per prevenire l’overbooking?

1. Promuoversi su un solo canale

Sebbene non sia consigliabile affidarsi esclusivamente a un solo canale di promozione, molti host lo fanno comunque e riescono lo stesso a riempire con successo le loro strutture.

Vantaggi: Poiché tutte le prenotazioni arrivano tramite un solo canale, la probabilità di sovrapposizioni è minore. Se il problema si verifica comunque a causa di un errore del sistema della piattaforma o dell’agenzia, è più facile stabilire la responsabilità.

Svantaggi: Affidarsi esclusivamente a un solo canale di promozione è sempre rischioso. Se promuovete la vostra struttura su più canali, incluso il vostro sito web, dipendete meno dall’andamento di una singola piattaforma o agenzia.

2. Prenotazione istantanea disattivata

Instant booking è un’opzione che consente all’ospite di prenotare immediatamente senza inviare prima una richiesta. Se disattivate questa opzione, l’ospite dovrà prima inviarvi una richiesta e solo dopo la vostra approvazione potrà prenotare l’alloggio.

Vantaggi: Perché qualcuno possa prenotare una data, dovete approvare voi la prenotazione. Questo riduce la possibilità di overbooking.

Svantaggi: Alcune piattaforme posizionano meglio gli annunci con la prenotazione istantanea attiva, quindi il vostro annuncio potrebbe avere meno visibilità se l’opzione è disattivata. Inoltre, se l’ospite aspetta troppo a lungo una risposta, potrebbe scegliere un’altra sistemazione.

3. Chiusura manuale delle date

Se collaborate con agenzie turistiche che vi comunicano le prenotazioni per telefono o email, vi promuovete sui portali e avete anche i vostri canali di vendita come un sito web, dovrete inserire manualmente ogni periodo occupato nei vostri calendari.

Vantaggi: Finché inserite tempestivamente le nuove prenotazioni in tutti i vostri canali, avete il pieno controllo del calendario e delle prenotazioni.

Svantaggi: Se non siete sempre vicino a un computer o non avete sempre il telefono a portata di mano, c’è il rischio che si verifichi un overbooking nel periodo tra la prenotazione e il momento in cui riuscite a chiudere le date su tutti i canali.

4. Channel manager

Un channel manager aggiorna automaticamente la disponibilità su tutti i calendari collegati.

Vantaggi: Non dovete chiudere manualmente le date né preoccuparvi se un calendario è stato aggiornato. Il channel manager lo fa per voi.

Svantaggi: Il servizio di channel manager di solito non è gratuito e il costo totale aumenta con il numero di unità che affittate.

5. Calendari sincronizzati con il metodo iCal

Se vi promuovete su più portali e inoltre avete un vostro sito web, potete collegare e sincronizzare i calendari tramite il metodo di scambio dati iCal.

Vantaggi: Non dovete chiudere manualmente tutte le date perché vengono trasferite automaticamente su tutti i canali collegati. Una soluzione di questo tipo può essere molto pratica e spesso senza costi aggiuntivi.

Svantaggi: La sincronizzazione non avviene sempre in tempo reale, ma a intervalli di tempo determinati. Proprio in quel lasso di tempo esiste ancora la possibilità di sovrapposizioni di prenotazioni.

Conclusione

Se vi promuovete su più canali, l’overbooking è sempre possibile. Può verificarsi per un errore tecnico, ma anche per un errore umano. In entrambi i casi, la cosa più importante è risolvere la situazione il più rapidamente e nel modo più indolore possibile.

Esistono diversi modi per ridurre la probabilità di overbooking e in questo articolo ne abbiamo elencati alcuni.

È consigliabile definire un calendario principale con cui monitorare tutte le prenotazioni, ad esempio quello del vostro sito web, e poi a ogni nuova prenotazione controllare se tutte le date occupate sono davvero chiuse su tutti i calendari.

Con maggiore attenzione e un controllo regolare di tutti i canali di promozione, non dovrete preoccuparvi continuamente dell’overbooking.

La migliore protezione contro l’overbooking è un sistema di calendari ben organizzato e un controllo regolare di tutti i canali di vendita.

Sapevate che potete collegare gratuitamente il calendario del vostro sito Apartmanica agli altri calendari dei portali tramite il metodo iCal e proteggervi ulteriormente dall’overbooking?

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