Funzioni di eVisitor – a cosa serve oltre alla registrazione degli ospiti?

La maggior parte degli affittacamere conosce il sistema informativo eVisitor прежде svega come soluzione per la registrazione degli ospiti. Tuttavia, le possibilità di questo sistema nazionale per il check-in e il check-out degli ospiti sono molto più ampie: consente agli affittacamere di accedere a numerosi dati, indicatori statistici e informazioni finanziarie.

Che cos’è eVisitor e qual è la sua funzione principale?

eVisitor è un sistema informativo unificato che collega funzionalmente tutte le comunità turistiche della Repubblica di Croazia. È stato lanciato dall’Ente Nazionale Croato per il Turismo nel 2016 e, da allora, ogni registrazione e cancellazione degli ospiti passa attraverso eVisitor oppure tramite un altro sistema o applicazione collegato a eVisitor.

Rispetto al periodo in cui gli affittacamere registravano gli ospiti tramite diverse applicazioni o compilando moduli manualmente, oggi la procedura è molto più semplice. Selezionando l’opzione di registrazione degli ospiti, si apre un modulo nel quale l’utente inserisce i dati richiesti dalla legge per ciascun ospite, nonché le date di arrivo e di partenza.

Se è attivata l’opzione di check-out automatico, non è necessario effettuare manualmente la cancellazione degli ospiti, perché il sistema eseguirà automaticamente il check-out alla data di partenza indicata.

Che cosa offre eVisitor oltre alla registrazione degli ospiti?

Oltre a essere gratuito, eVisitor è anche molto semplice da usare. Dopo aver effettuato l’accesso al sistema con nome utente, password e dati di autorizzazione ottenuti presso la comunità turistica competente, nella pagina iniziale sono disponibili diverse informazioni utili e funzionalità.

Nella schermata iniziale si possono vedere gli avvisi del sistema delle comunità turistiche, le informazioni rilevanti per gli affittacamere e una panoramica degli obblighi finanziari. È utile accedere a eVisitor di tanto in tanto anche quando non si ha la necessità di registrare ospiti, perché vi si possono trovare aggiornamenti importanti, avvisi e altre informazioni utili per l’attività.

Nella pagina iniziale è chiaramente evidenziata anche la sezione che mostra i debiti relativi alla tassa di soggiorno. Qui si può vedere l’importo totale dovuto e, sotto di esso, si trova un collegamento alla sezione Finanze, dove è possibile scaricare i dati per il pagamento o generare un bollettino.

Sul lato sinistro si trova un menu che conduce alle categorie relative a registrazioni e cancellazioni degli ospiti, report, informazioni sugli alloggi e finanze.

Report in eVisitor – utili per l’analisi e la pianificazione

Nella categoria Report sono disponibili indicatori statistici relativi al vostro alloggio o ai vostri alloggi. Qui è possibile vedere quanti arrivi e pernottamenti sono stati registrati in un determinato periodo, quale quota appartiene agli ospiti nazionali e stranieri e da quali Paesi arrivano più spesso gli ospiti.

Questi dati possono essere molto utili per pianificare le attività future. Se, per esempio, analizzate i Paesi di provenienza dei vostri ospiti nell’arco di diversi anni, potrete riconoscere più facilmente quali mercati prevalgono e, sulla base di ciò, orientare meglio le vostre attività di marketing.

Quando sapete che gli ospiti provenienti da un determinato Paese vi visitano più spesso, potete adattare con maggiore precisione la vostra comunicazione, i contenuti e la pubblicità a quel mercato e attirare più facilmente ancora più ospiti simili.

I dati di eVisitor possono essere uno strumento prezioso per prendere decisioni di marketing migliori.

Oltre che per il marketing, i report sul traffico turistico possono essere importanti anche in altre situazioni aziendali, come le candidature a bandi pubblici, il cofinanziamento di progetti o le procedure di finanziamento. In tali casi viene spesso richiesto un riepilogo degli arrivi e dei pernottamenti su più anni, e sono proprio questi i dati che possono essere scaricati da eVisitor.

Se tali dati devono anche essere certificati ufficialmente, ciò può essere richiesto alla comunità turistica competente, che ha anch’essa accesso alle statistiche delle strutture ricettive nel proprio territorio.

Informazioni sugli alloggi

Nella sezione Informazioni sugli alloggi potete verificare quali dati relativi alla vostra struttura ricettiva sono registrati nel sistema. Questi dati vengono inseriti dalle comunità turistiche sulla base del provvedimento di categorizzazione.

Se notate che qualcosa è stato inserito in modo errato, non potrete modificarlo autonomamente, ma potrete richiederne la correzione alla comunità turistica competente.

Finanze

Gli affittacamere privati hanno nel corso dell’anno diversi obblighi finanziari. Nel sistema eVisitor è possibile seguire le informazioni relative a due obblighi importanti: la tassa di soggiorno e la quota associativa alle comunità turistiche.

La panoramica della tassa di soggiorno è chiaramente evidenziata già nella pagina iniziale ed è accessibile anche attraverso la categoria Finanze. Qui è possibile vedere l’importo dovuto, scaricare i dati per il pagamento e generare un bollettino.

Nel caso del pagamento forfettario della tassa di soggiorno, il sistema consente anche di generare più bollettini in base alle rate previste, facilitando così il monitoraggio e il pagamento degli obblighi. È inoltre possibile verificare se esistono debiti insoluti degli anni precedenti, così come le date degli addebiti e dei pagamenti per ogni anno.

La panoramica della quota associativa alle comunità turistiche non è sempre visibile quanto quella della tassa di soggiorno, ma anche le informazioni necessarie possono essere trovate all’interno del sistema. I dati su importo, scadenze e modalità di pagamento sono di solito disponibili tramite gli avvisi oppure attraverso la sezione Finanze, nell’area dedicata ai bollettini.

Lì è anche possibile selezionare la visualizzazione degli obblighi relativi alla quota associativa turistica e, nello stesso modo, consultare il debito e generare un bollettino.

Perché eVisitor è importante anche oltre al lavoro quotidiano degli affittacamere?

Sebbene gli affittacamere lo utilizzino più spesso principalmente per registrare gli ospiti, eVisitor svolge un ruolo molto più ampio nel sistema turistico croato. Si tratta di un’ampia banca dati sulle strutture ricettive e sul traffico turistico, che rappresenta una base importante per monitorare i movimenti turistici e pianificare le attività a livello nazionale e locale.

I dati del sistema aiutano le comunità turistiche ad analizzare le tendenze, pianificare le attività e monitorare il traffico turistico, e il sistema svolge inoltre un ruolo importante nella registrazione e nel controllo di determinati obblighi legati al turismo.

È importante sottolineare anche che eVisitor viene costantemente aggiornato, per cui nel tempo compaiono nuove funzionalità che facilitano ulteriormente l’attività degli affittacamere.