Rispettiamo la tua privacy
In media, in una casa vacanze si alternano una ventina di gruppi di ospiti durante un anno. Negli appartamenti anche di più. Se affittate più strutture, questo numero aumenta notevolmente.
Di tutti gli ospiti bisogna prendersi cura come se fossero gli unici. Questo significa non solo sapere quando arrivano e per quanti giorni hanno prenotato la struttura, ma anche quante persone arrivano, se hanno bisogno di letti aggiuntivi da preparare prima del loro arrivo, se necessitano di una culla che mettete a disposizione su richiesta, se sono interessati al noleggio di biciclette che offrite come servizio aggiuntivo ma non presso la struttura stessa, e così via.
Di tutte le particolarità della prenotazione bisogna tenere conto prima dell’arrivo dell’ospite, in modo da sapere in tempo cosa occorre preparare per ogni gruppo. Ma come si può tenere sotto controllo tutto questo?
Qui viene in aiuto la conferma di prenotazione, che è utile sia all’affittuario sia all’ospite.
Che cos’è la conferma di prenotazione
La booking confirmation, ovvero conferma di prenotazione, è un documento con cui due parti confermano il loro accordo sulla prenotazione effettuata e su tutti i suoi dettagli e particolarità. Inoltre, l’affittuario conferma che la prenotazione della struttura è definitiva e che, per lo stesso periodo, non affitterà la struttura a un altro ospite.
Per l’ospite, la conferma di prenotazione dà sicurezza sul fatto che la struttura prenotata lo attenderà davvero al suo arrivo a destinazione.
Per l’affittuario, la conferma di prenotazione aiuta a tenere sotto controllo i dettagli della prenotazione e le richieste dell’ospite fatte al momento della prenotazione, così come l’importo dell’acconto, il saldo ancora da pagare e il numero di ospiti in arrivo. Non dimentichiamo che l’ospite prenota anche fino a 12 mesi in anticipo. Se non annotate subito i dettagli della prenotazione e le richieste dell’ospite, sarà difficile ricordarli poco prima del suo arrivo.
Come si presenta una conferma di prenotazione?
La conferma di prenotazione è un documento redatto in Word oppure creato nel nostro sistema se siete utenti di Apartmanica. È importante che contenga le informazioni sulla struttura e sull’affittuario, oltre a quelle sull’ospite e sulla prenotazione. Il documento creato, salvato in formato PDF, viene poi inviato all’ospite via e-mail dopo aver ricevuto il pagamento dell’acconto, se lo richiedete, oppure quando raggiungete con l’ospite un accordo per l’affitto della struttura in un determinato periodo.
Cosa includere nella conferma di prenotazione?
La conferma di prenotazione deve contenere alcune informazioni molto importanti.
1. Dati della struttura e dell’affittuario
La conferma di prenotazione dovrebbe contenere il nome della struttura e l’indirizzo, eventualmente anche le coordinate GPS, il nome e cognome dell’affittuario, nonché il suo numero di telefono e indirizzo e-mail.
2. Dati dell’ospite
Sulla conferma di prenotazione dovrebbero comparire anche i dati dell’ospite: nome e cognome del titolare della prenotazione, il suo indirizzo e i suoi contatti, cioè numero di telefono e indirizzo e-mail.
3. Data di arrivo e partenza
Un dato molto importante riguarda le date di arrivo e partenza dell’ospite, così come l’orario di arrivo e di check-out. È particolarmente importante indicare se l’ospite ha richiesto un arrivo o una partenza anticipati o posticipati, e se ciò è stato concordato con l’affittuario.
4. Numero di persone
Un’informazione importante è anche il numero di persone in arrivo, cioè quanti adulti e quanti bambini ci sono, e se tra i bambini ci sono neonati per i quali è necessario predisporre una culla, se la offrite su richiesta, con supplemento o gratuitamente.
5. Prezzo e costi aggiuntivi
Nella conferma di prenotazione è importante indicare l’importo totale della prenotazione, l’importo ridotto dell’acconto con il quale l’ospite ha confermato la prenotazione, nonché eventuali altri costi, come supplementi per l’uso della culla, per il soggiorno del cane, per un letto aggiuntivo e simili, a seconda di ciò che avete deciso di far pagare separatamente.
Se richiedete un deposito cauzionale in caso di danni, è importante che anche questa informazione sia riportata nella conferma di prenotazione, con una nota sul modo in cui lo richiedete, in contanti all’arrivo oppure tramite bonifico, e sui casi in cui lo trattenete.
6. Modalità di pagamento
Anche se l’ospite ha già pagato l’acconto, è importante che sappia come e quando pagherà il saldo: all’arrivo in contanti, prima dell’arrivo sul conto corrente o tramite PayPal, oppure durante il soggiorno. Anche se avrete le vostre regole, cercate di essere flessibili con l’ospite. Dopotutto si fida della vostra parola e versa una somma di denaro considerevole.
7. Condizioni di cancellazione
È estremamente importante comunicare chiaramente ai propri ospiti le condizioni di cancellazione. Devono sapere quando e in quale percentuale dell’importo versato restituite il denaro, e quando invece lo trattenete. Per questo, oltre a indicarle sul sito web, è consigliabile riportarle anche nella conferma di prenotazione. Le eccezioni si possono sempre fare al di fuori delle regole indicate, ma queste sono lì anzitutto per tutelare voi e la vostra attività.
La conferma di prenotazione nel sistema Apartmanica
Per facilitare il lavoro agli affittuari, all’interno del sistema web Apartmanica abbiamo creato un modulo di conferma di prenotazione che si compila automaticamente quando l’ospite invia la sua richiesta, e che poi voi confermate dopo aver raggiunto un accordo con lui.
La conferma contiene informazioni standard che vengono automaticamente recuperate dal sistema, e sono:
- titolare della prenotazione (ospite),
- indirizzo del titolare,
- data di check-in e data di check-out,
- numero di persone,
- nome e indirizzo della struttura,
- prezzo totale della prenotazione e importo ancora da pagare,
- tipologia o descrizione del servizio,
- spazio per note aggiuntive.
Nello spazio per le note potete indicare richieste dell’ospite come “l’ospite ha richiesto un late check-in”, “l’ospite ha richiesto delle biciclette”, “l’ospite ha richiesto una culla e un seggiolone”, “supplemento per il cane” e simili.
È inoltre consigliabile indicare le condizioni di cancellazione, indipendentemente dal fatto che le abbiate già sul vostro sito web, il modo in cui l’ospite può pagare il saldo della prenotazione, per esempio in contanti all’arrivo, su conto PayPal 24 ore prima dell’arrivo e simili, nonché l’importo e il metodo di pagamento del deposito cauzionale in caso di danni e l’indicazione dei casi in cui lo trattenete.
Perché inviare una conferma di prenotazione?
Oltre a dimostrare professionalità e serietà nella vostra attività, inviando la conferma di prenotazione all’ospite gli trasmettete sicurezza, e questo oggi, in un’epoca in cui si verificano numerose truffe, è estremamente importante. L’ospite lo apprezzerà e, ne siamo certi, vi ricompenserà con una recensione positiva.
Volete semplificare la vostra attività?
Passate al sistema web Apartmanica. Oltre al fatto che i siti web Apartmanica sono progettati appositamente per case vacanze e appartamenti, miglioriamo continuamente le loro funzionalità affinché siano adattate alle vostre esigenze.
