Cosa fare quando un ospite non annuncia l’arrivo di bambini?

Vi è mai capitato che gli ospiti annunciassero l’arrivo solo di adulti e bambini sopra i 12 anni, mentre i bambini sotto i 12 anni, in particolare i neonati, non venissero affatto menzionati nella prenotazione o nella richiesta?

Non siete né i primi né gli ultimi a cui è successo. Molto spesso gli affittuari ricevono richieste e prenotazioni in cui sono indicati solo adulti e bambini sopra i 12 anni. In base a ciò preparano un determinato numero di letti, ma il problema nasce quando si presenta un numero di persone maggiore rispetto a quello annunciato. Come si può prevenire una situazione del genere?

Perché l’ospite non segnala l’arrivo di bambini sotto i 12 anni?

Vediamo innanzitutto le possibili ragioni per cui un ospite non segnala l’arrivo di bambini sotto i 12 anni.

Un ospite abituato al soggiorno in hotel conosce la cosiddetta pratica alberghiera. Negli hotel la tassa di soggiorno viene addebitata per persona e per notte, e i bambini sotto i 12 anni ne sono esentati. Inoltre, anche se non segnala l’arrivo del bambino, l’hotel può procurare in tempi molto brevi un letto supplementare, una culla per neonati o, se necessario, una stanza più grande.

Le regole e le possibilità negli alloggi privati sono un po’ diverse. Negli alloggi privati la tassa di soggiorno è generalmente già inclusa nel prezzo del pernottamento, quindi l’ospite potrebbe non sapere che il prezzo resta lo stesso indipendentemente dall’età dei bambini che viaggiano con lui.

Probabilmente inoltre presume che i bambini più piccoli dormiranno nel letto con i genitori o nel proprio lettino da viaggio e che per questo non sia necessario cercare una struttura con una capienza maggiore, che sarebbe anche più costosa.

Tutto ciò crea grandi problemi all’affittuario, sia dal punto di vista organizzativo sia da quello operativo. Per prevenire questo scenario è importante comunicare chiaramente la capienza della propria struttura su tutti i canali di vendita, indicando chiaramente la capacità massima e verificando il numero di ospiti prima del loro arrivo.

Una comunicazione chiara e tempestiva spesso evita il problema prima ancora che si presenti.

Come verificare con discrezione quante persone arriveranno davvero?

Anche se l’ospite non ha segnalato l’arrivo di bambini sotto i 12 anni, per voi è importante sapere quanti ospiti arriveranno in totale e quali siano le loro esigenze, così da poter preparare in anticipo il numero adeguato di letti.

Come buon padrone di casa, probabilmente sareste felici di preparare un lettino per bambini che normalmente mettete a disposizione su richiesta. In questo modo semplifichereste anche la vita agli ospiti, che non dovrebbero portarsi dietro il proprio lettino da viaggio.

Per essere certi del numero effettivo di ospiti in arrivo, inviate un messaggio o un’e-mail due o tre giorni prima dell’arrivo per verificare che sia tutto secondo i piani — se arriveranno all’orario concordato o più tardi, e se hanno bisogno che prepariate qualcosa in più.

Verificate con discrezione se avete il dato corretto sul numero di ospiti, cioè se è cambiato. Indicate le informazioni ricevute nella prenotazione e chiedete all’ospite di confermarle. Capita spesso che qualcuno del gruppo rinunci e quindi arrivi un numero di persone inferiore a quello inizialmente annunciato.

Per verificare se tra gli ospiti ci sia un neonato, chiedete con discrezione se abbiano bisogno di un lettino o di un seggiolone, oppure di altre cose che avete nella struttura, come un angolo per il cambio del bambino, giocattoli e simili. Il lettino potrebbero portarselo da soli perché sono abituati al proprio, ma spesso non porteranno un seggiolone o altri accessori per bambini, quindi questo è un buon modo per capire se con loro viaggia un neonato senza chiederlo direttamente.

Se la prenotazione è stata effettuata nei mesi invernali, avete ancora tempo prima dell’arrivo effettivo in estate per acquistare o farvi prestare un seggiolone o un lettino, se ancora non li avete.

Potete ospitare più persone rispetto alla capienza registrata?

Quando avete registrato la vostra struttura per offrire servizi di alloggio in famiglia, nel provvedimento è chiaramente indicato quanti letti principali e ausiliari avete. Questi numeri rappresentano anche il numero massimo di persone che potete ospitare nella struttura e includono tutte le età.

Ma cosa succede se si presenta un ospite in più, e quell’ospite è un bambino sotto i 12 anni?

Nella pratica si sente talvolta dire che tali situazioni possono essere tollerate con maggiore flessibilità, ad esempio se si tratta di un neonato che dorme in un lettino o di un bambino che dorme con i genitori. Tuttavia, queste informazioni non costituiscono una regola ufficiale e non significano che non esista alcun rischio.

Alcuni affittuari decidono di non registrare quella persona “in eccesso”, ma così facendo rischiano una sanzione per mancata registrazione dell’ospite, oltre a una sanzione per aver ospitato più persone del consentito. Inoltre, se dovesse succedere qualcosa proprio a quell’ospite non registrato durante il soggiorno, potrebbero sorgere ulteriori problemi.

Se scoprite che il numero degli ospiti supera la capienza della vostra struttura, potete offrire all’ospite un’altra struttura, vostra o, ad esempio, di un vicino.

Rischio o prevenzione?

Mentre alcuni sceglieranno di rischiare, non è forse la prevenzione l’opzione migliore? Molti problemi possono essere evitati con una comunicazione chiara e tempestiva.

• Verificate il numero degli ospiti già al momento della richiesta e poi di nuovo qualche giorno prima dell’arrivo del gruppo.
• Indicate chiaramente sui vostri canali di vendita il numero di ospiti che potete accogliere, compresi i letti supplementari.
• Nel vostro regolamento specificate cosa possono aspettarsi gli ospiti se arrivano più persone del numero annunciato, ad esempio che non potrete ospitarli o che la struttura non dispone della capacità necessaria per persone aggiuntive.
• Indicate che i costi della tassa di soggiorno sono inclusi nel prezzo del pernottamento e non vengono addebitati separatamente.

Tutto ciò è molto più facile da verificare nel caso di una prenotazione diretta, cioè quando comunicate direttamente con l’ospite, perché potete porre tutte queste domande già durante la gestione della richiesta.

Se il numero di ospiti che desiderano arrivare supera la capienza della vostra struttura, potete rifiutare la richiesta senza alcuna sanzione. È proprio qui che risiede il vantaggio di avere un proprio sito web, che vi garantisce più flessibilità e controllo nella gestione della vostra attività.

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